Заказчикам, при осуществлении закупок способом «Тендер», необходимо создавать и отправлять заявки на покупку организатору посредством Портала.
Перед тем как на Портале создать заявку на покупку, необходимо в годовом плане создать заявку. Для этого отмечаете нужные пункты плана, нажимаете на кнопку «Создать заявку на покупку» и выбираете необходимого организатора.
ВНИМАНИЕ: Заявки на покупку создаются только на способы «Тендер»
Создание и отправка заявки на покупку
Для создания заявки на покупку перейдите в раздел «Рабочий кабинет» - «Заявки на покупку»:
При переходе в раздел открывается форма просмотра и создания заявок.
Форма «Создание заявки»
Для создания заявки нажмите на кнопку «Создать». В результате открывается форма создания заявки
Организатор | Заполняется автоматически системой – организатор, выбранный при создании заявки. |
Наименование заявки на казахском языке | Заполняется вручную |
Наименование заявки на русском языке | Заполняется вручную |
Способ закупки | По умолчанию – Тендер, не редактируется. |
Вид предмета закупок | Выбирается из выпадающего списка: ¾ Товар ¾ Работа ¾ Услуга |
Строительно-монтажные работы и работы по проектированию | Признак – отображается, если вид предмета «Работа» |
После заполнения полей, на форме создания заявки, нажмите «Далее».
Форма «Добавление пунктов плана в заявку»
На данной форме система отображает пункты плана, которые доступны для создания заявки на покупку:
Необходимо отметить нужные пункты плана и нажать на кнопку «Добавить выбранные».
ВНИМАНИЕ: Для создания заявки доступны пункты плана в статусах: «Заявка», «Закупка не состоялась», «Отменен», «Договор не заключен», «Договор не исполнен. Нет платежей».
ПРИМЕЧАНИЕ: в случае если необходимо осуществить повторную закупку, при неизменности условий (тех.спецификация. проект договора и т.д.), заявка на покупку повторно не создается.
Система позволяет добавлять пункты плана, удалять пункты плана в заявке в статусе «Проект».
Во вкладке «Проверка выбранных» Система позволяет удалить ранее выбранные лоты из заявки. Для этого необходимо отметить лишние лоты и нажать на кнопку «Удалить лоты из заявки».
При нажатии на кнопку «Далее» открывается форма «Ввод данных по пунктам плана»
Форма «Ввод данных квалификации по пунктам плана»
Для заполнения данных необходимо нажать кнопку «Заполнить»
В зависимости от вида предмета закупки система отобразит вкладки для заполнения
Для добавления данных необходимо нажать на пиктограмму 
Услуга | |
Наименование вкладки | Наименование заполняемых данных |
Наличие разрешения (уведомления) на оказание услуг | Наименование разрешения (уведомления)
|
Материальные ресурсы
|
|
Трудовые ресурсы
|
|
Наличие опыта работы, соответствующего предмету закупаемых услуг
|
|
Работа | |
Наличие разрешения (уведомления) на выполнение работ | Наименование разрешения (уведомления)
|
Материальные ресурсы
|
|
Трудовые ресурсы
|
|
Наличие опыта работы в течение последних десяти лет, аналогичных (схожих) закупаемым на тендере |
|
Работа с признаком «Строительно-монтажные работы и работы по проектированию» | |
Наличие разрешения (уведомления) на выполнение работ в сфере строительства (строительно-монтажные работы и работы по проектированию)
| Наименование разрешения (уведомления)
|
Наличие опыта выполненных работ в течение последних десяти лет, аналогичных (схожих) закупаемым на тендере
|
|
| Товар | |
Наличие разрешения (уведомления) на выполнение работ | Наименование разрешения (уведомления)
|
Материальные ресурсы
|
|
Трудовые ресурсы
|
|
Наличие опыта работы, соответствующего предмету закупаемых товаров |
|
Для сохранения введенных данных необходим нажать кнопку «Сохранить»:
Для удаления необходимо воспользоваться пикторгаммой удаления.
Для редактирования – пиктограммой редактирования.
Для добавления данных .
После заполнения кнопка «Заполнить» меняется на «Просмотреть»
После заполнения данных по всем лотам отобразиться кнопка «Сформировать приложение»
При нажатии Система генерирует файл в формате pdf, который необходимо проверить и подписать ЭЦП.
После формирования приложения при необходимости удаления необходимо нажать кнопку «Удалить».
Форма «Ввод данных по пунктам плана»
Для заполнения данных необходимо нажать кнопку «Заполнить»
Система отобразить страницу редактирования технической спецификации.
По умолчанию отображается текст согласно Приложению 6 Правил.
Текст можно полностью изменить.
После редактирования необходимо нажать кнопку «Сохранить»
Для прикрепления дополнительных файлов необходимо выполнить действие «Прикрепить файл».
После сохранения данных Система отобразит кнопку «Сформировать».
При нажатии на кнопку Система сгенерирует файл в формате pdf, которые необходимо проверить и подписать ЭЦП.
Сформированную техническую спецификацию можно просмотреть, скачав путем нажатия на активную ссылку.
В случае необходимости корректировки технической спецификации, ее следует удалить и сформировать повторно.
Примечание: в случае если видом предмета закупки является работа, и в пункте плана имеется признак «Работа с ТЭО и ПСД/Работа по среднему ремонту существующих автомобильных дорог», то система на форме заполнения технической спецификации по лотам в поле «ТЭО/ПСД» отобразит приложенный в пункте плана файл.
Прикрепление дополнительных файлов доступно для видов предмета "Работа" и "Услуга" в поле "Дополнительные файлы"
Форма «Проект договора»
Для формирования проекта договора необходимо нажать на кнопку «Сформировать»
ПРИМЕЧАНИЕ: в случае если видом предмета закупки является «работа» в графе «Шаблон договора» выбрать тип договора из выпадающего меню
Обязательные для заполнения поля можно просмотреть во вкладке «Форма ввода данных»
Необходимо нажать на активную ссылку, заполнить поля и сохранить
Разрешается добавлять пункты и подпункты в проект договора, для этого необходимо нажать на активную ссылку «Добавить пункт».
Для формирования проекта договора необходимо нажать «Утвердить проект договора»
Необходимо подписать или при необходимости отозвать проект договора и заново сформировать.
При нажатии на кнопку «Далее» открывается форма ввода данных об эксперте.
Форма «Сведения об эксперте»
На данном шаге необходимо выбрать условие из выпадающего списка:
- Требуется
- Не требуется
Если выбрано значение «требуется», то необходимо заполнить следующие данные:
- ФИО эксперта
- ИИН;
- Должность/организация;
- Контактный телефон.
Предварительная форма просмотра заявки»
По окончании заполнения всех шагов, необходимо проверить на корректность все введенные данные на форме просмотра заявки, заполнить поле «Контактный телефон» и нажать на кнопку «Сохранить».
Если все данные корректны, нажмите на кнопку «Отправить на согласование».
При нажатии на кнопку Система отображает модальное окно с подтверждением действия
После подтверждения, Система меняет статус заявки на «На согласовании» и отправляет сотруднику организатора с ролью «Утверждающий заявки (не ГЗ)» для рассмотрения.
В статусе заявки «На согласовании» недоступно удаление, редактирование и отзыв заявки.
Редактирование заявки на покупку
Редактировать заявку на покупку, доступно пользователю с ролью «Заказчик», в статусах заявки «Проект», «Отклонена», «Отозвана».
При редактировании заявок в статусах «Отклонена», «Отозвана» системой будет создана новая заявка с привязкой к редактируемой заявке (отображается в новой заявке, номер связанной заявки) в статусе «Проект», предыдущей присваивается статус «Изменена»
При выборе действия «Редактировать», открывается заявка в режиме редактирования, при этом отображается тот шаг, на котором были сохранены данные. Доступно редактировать данные на форме создания заявки.
Можно отредактировать данные, введенные на предыдущем шаге путем перехода «Назад»
Запрещено добавлять /удалять пункты плана в заявки, за исключением заявок в статусе «Проект», в которых отсутствует привязка к старой заявке
3. Отзыв заявки на покупку
Отзыв заявки на покупку, доступен в статусе заявки «Отклонена»/ «Подтверждена». Для отзыва, на форме работы с заявками, нажмите на номер заявки
ВНИМАНИЕ: Отзыв заявки доступен, только если статусы всех пунктов плана в заявке соответствуют "Заявка подтверждена", "Заявка отклонена".
После отображения системой просмотра заявки, нажмите на действие «Отозвать заявку»
Далее, система запрашивает подтверждение отзыва заявки
После подтверждения отзыва заказчиком, заявка переходит в статус «Отозвана»
4. Удаление заявки на покупку
Удаление заявки на покупку, доступно в статусе «Проект». Для удаления, на форме работы с заявками, напротив заявки в статусе «Проект», нажмите на действие «Удалить заявку»:
При выборе функции удаления, система запрашивает подтверждения выбранного действия:
После подтверждения, система удалит проект заявки.
После удалении заявки, система сменит статус пунктов плана на тот статус, в котором был пункт плана на момент создания заявки.
И пункты плана вернутся в пул для возможности повторного создания заявки, в меню «Рабочий кабинет» - «Заявки на покупку».
При удалении заявки, в которой имеется привязка к другой заявке, система восстанавливает статус первоначальной заявки с «Изменена» на предыдущий статус «Отклонена»/«Подтверждена».
5. Рассмотрение заявок
Примечание: Роль «Утверждающий заявки (не ГЗ)» назначает Администратор организации в разделе «Профиль участника – Сотрудники организации»:
Необходимо нажать на «Редактировать полномочия» напротив сотрудника
Проставить галочку в чекбоксе и нажать кнопку «Сохранить»:
Рассмотрение заявки на покупку доступно в статусе «На согласовании».
На форме просмотра заявок, нажмите на номер заявки со статусом «На согласовании»
У сотрудника с ролью «Утверждающий заявки (не ГЗ)» на форме просмотра заявки на покупку, доступны кнопки «Подтвердить» / «Отказать»
При нажатии на кнопку «Подтвердить», система меняет статус заявки «Подтверждена».
При нажатии на кнопку «Отказать» отображается окно для ввода причины отказа:
После заполнения причины и нажатия на кнопку «Отказать» и подтверждения действия, Система присваивает заявке статус «Отклонена».