Заказчикам, закупки которых проводит Единый организатор по государственным закупкам МФ РК (согласно Перечню ТРУ), необходимо отправлять заявки посредством Портала.

...

ВНИМАНИЕ: Заявки на покупку создаются только на способы «Открытый конкурс», «Аукцион»

1.1.1     Создание и отправка заявки на покупку

Для создания заявки на покупку перейдите в раздел «Рабочий кабинет» - «Заявки на покупку»:

При переходе в раздел открывается форма просмотра и создания заявок (Рисунок 514):

Рисунок 514

1.1.1.1      Форма «Создание заявки»

Для создания заявки нажмите на кнопку «Создать». В результате открывается форма создания заявки (Рисунок 515):

Рисунок 515

В открывшейся форме необходимо заполнить следующие поля:

-         Наименование заявки на казахском языке;

-         Наименование заявки на русском языке;

-         Способзакупки;

-         Вид предмета закупок.

После заполнения полей, на форме создания заявки, нажмите «Далее».

1.1.1.2      Форма «Добавление пунктов плана в заявку»

На данной форме  система отображает пункты плана, которые доступны для создания заявки на покупку (): 

Рисунок 516

Необходимо отметить нужные пункты плана и нажать на кнопку «Добавить выбранные» После добавления, пункты плана переходят в статус «Проект заявки», а статус заявки «Проект».

ВНИМАНИЕ: Для создания заявки доступны пункты плана в статусах: «Заявка», «Закупка не состоялась», «Отменен», «Договор не заключен», «Договор не исполнен. Нет платежей», и которые, попадают под условия Перечня ТРУ.

ПРИМЕЧАНИЕ: В случае если необходимо осуществить повторную закупку, при неизменности условий (тех.спецификация. проект договора и т.д.), заявка на покупку повторно не создается.

Система позволяет добавлять пункты плана, удалять пункты плана в заявке в статусе «Проект».

Во вкладке «Проверка выбранных» Система позволяет удалить ранее выбранные лоты из заявки. Для этого необходимо отметить лишние лоты и нажать на кнопку  «Удалить лоты из заявки».

Рисунок 517

При нажатии на кнопку «Далее» открывается форма  «Ввод данных по пунктам плана»

1.1.1.3       Форма «Ввод данных по пунктам плана»

Для пунктов плана с видом предмета закупки «Товар», необходимо  сформировать техническую спецификацию(Рисунок 518):

Рисунок 518

При нажатии на кнопку «Заполнить» отображается форма заполнения технической спецификации (Рисунок 519):

Рисунок 519

Необходимо заполнить обязательные поля и нажать на кнопку «Сохранить».

Для формирования технической спецификации в формате pdf. после сохранения документа, нажмите на действие «Сформировать файл» и подпишите файл ЭЦП :

При необходимости воспользуйтесь кнопкой «Удалить файл»

Для пунктов плана с видом предмета «Работа» или «Услуга» есть возможность  прикрепить файл с описанием технической спецификации (Рисунок 520):

Рисунок 520

Необходимо нажать на кнопку «Выберите файл» для загрузки с компьютера (Рисунок 521):

Рисунок 521

Для прикрепления еще одного файла нажмите кнопку «Добавить файл».

После утверждения технической спецификации по всем пунктам плана в заявке, нажмите на кнопку «Далее» (Рисунок 522):

Рисунок 522

В результате открывается форма следующего шага «Проект договора»

1.1.1.4      Форма «Проект договора»

Для формирования проекта договора необходимо нажать на кнопку «Сформировать» (Рисунок 523):

Рисунок 523

ПРИМЕЧАНИЕ: в случае если видом предмета закупки является «работа» в графе «Шаблон договора» выбрать тип договора из выпадающего меню (Рисунок 524 Рисунок 525).

Рисунок 524

Рисунок 525

Обязательные для заполнения поля можно просмотреть во вкладке «Форма ввода данных» (Рисунок 526):

Рисунок 526

Необходимо нажать на активную ссылку, заполнить поля и сохранить (Рисунок 527):

Рисунок 527

Разрешается добавлять пункты и подпункты в проект договора, для этого необходимо нажать на активную ссылку «Добавить пункт» (Рисунок 528).

Рисунок 528

Необходимо подписать  или при необходимости отозвать проект договора и заново сформировать.

При нажатии на кнопку «Далее» открывается форма ввода данных об эксперте.

1.1.1.5       Форма «Сведения об эксперте»

В открывшейся форме необходимо заполнить следующие поля (Рисунок 529):

-         ФИО эксперта

-         ИИН;

-         Должность/организация.

Рисунок 529

ПРИМЕЧАНИЕ: для вида предмета закупки «Работа», заполнение шага необязательно.

При нажатии на кнопку «Далее» открывается форма добавления членов  комиссии.

1.1.1.6      Форма «Добавление комиссии»

Для добавления членов комиссии нажмите на кнопку «Добавить» (Рисунок 530):

ВНИМАНИЕ: Первый руководитель организации обязательно должен быть включен с  состав комиссии.

Рисунок 530

Для поиска пользователей введите ИНН или ФИО пользователя. Так же, доступно выбрать пользователей из выпадающего списка, нажав напротив ФИО «Выбрать» (Рисунок 531):

Рисунок 531

-        при формировании комиссии система не позволяет дублирование лиц, входящих в состав комиссии;

-        количество членов комиссии должно быть не менее одного члена комиссии.

При нажатии на кнопку «Далее» Система отображает шаг ввода данных приказа:

1.1.1.7      Форма «Ввод данных приказа»

 На данном шаге  необходимо прикрепить сканированные версии приказов/приказа об утверждении технической спецификации, проекта договора и о привлечении эксперта.

 А так же  заполнить данные по приказу (Рисунок 532):

-         Дата приказа;

-         Номер приказа;

-         ФИО утверждающего.

Рисунок 532

После заполнения полей и прикрепления файлов, нажмите на кнопку «Далее». В результате откроется форма предварительного просмотра заявки на покупку.

1.1.1.8      Предварительная форма просмотра заявки»

По окончании заполнения всех шагов, необходимо проверить на корректность все введенные данные на форме просмотра заявки (Рисунок 533): 

Рисунок 533

Если все данные корректны, нажмите на кнопку «Отправить на согласование» При нажатии на кнопку Система отображает  модальное окно с подтверждением действия (Рисунок 534):

Рисунок 534

После подтверждения, Система меняет статус заявки на «На согласовании» и отправляет  КГЗ для рассмотрения (Рисунок 535):

Рисунок 535

В статусе заявки «На согласовании» недоступно удаление, редактирование и отзыв заявки.

1.1.2     Редактирование заявки на покупку

Редактировать заявку на покупку, доступно пользователю с ролью «Заказчик», в статусах заявки «Проект», «Отклонена», «Отозвана».

При редактировании заявок в статусах «Отклонена»,  «Отозвана» системой будет создана новая заявка с привязкой к редактируемой заявке (отображается в новой заявке, номер связанной заявки) в статусе «Проект», предыдущей присваивается статус «Изменена» (Рисунок 536):

Рисунок 536

При выборе действия  «Редактировать», открывается заявка в режиме редактирования, при этом отображается тот шаг, на котором были сохранены данные. Доступно редактировать данные на форме создания заявки.

Можно отредактировать данные, введенные на предыдущем шаге путем перехода «Назад»(Рисунок 537):  

Рисунок 537

Запрещено добавлять /удалять пункты плана в заявки, за  исключением заявок в статусе «Проект», в которых отсутствует привязка к старой заявке (Рисунок 538):

Рисунок 538

1.1.3     Отзыв заявки на покупку

Отзыв заявки на покупку, доступен в статусе заявки «Отклонена»/ «Подтверждена». Для отзыва, на форме работы с заявками, нажмите на номер заявки (Рисунок 539):

Рисунок 539

После отображения системой просмотра заявки, нажмите на действие «Отозвать заявку» (Рисунок 540):

Рисунок 540

Далее, система запрашивает подтверждение отзыва заявки (Рисунок 541):

Рисунок 541

После подтверждения отзыва заказчиком, заявка переходит в статус «Отозвана» (Рисунок 542):

Рисунок 542

После отзыва заявки, система меняет статус заявки на «Отозвана».

1.1.4     Удаление заявки на покупку

Удаление  заявки на покупку, доступно в статусе «Проект». Для удаления, на форме работы с заявками, напротив заявки в статусе «Проект», нажмите на действие «Удалить заявку» (Рисунок 543):

Рисунок 543

При выборе функции удаления, система запрашивать подтверждения выбранного действия (Рисунок 544):

Рисунок 544

После подтверждения, система удалит проект заявки.

После удалении заявки,  система сменит статус пунктов плана на тот статус, в котором был пункт плана на момент создания заявки.

И пункты плана вернутся в пул для возможности повторного создания заявки, в меню «Рабочий кабинет» - «Заявки на покупку».

При удалении заявки, в которой имеется привязка к другой заявке, система восстанавливает статус первоначальной заявки с «Изменена» на предыдущий статус «Отклонена»/«Подтверждена».

1.1.5     Рассмотрение заявок

Утвердить заявку на покупку доступно в статусе «На согласовании».

На форме просмотра заявок, нажмите на номер заявки со статусом «На согласовании»(Рисунок 544):

Рисунок 545

Сотруднику с ролью «Распределяющий заявки» необходимо открыть заявку и назначить утверждающего. Для этого нажмите на кнопку «Назначить утверждающего» (Рисунок 546):

Рисунок 546

При нажатии на кнопку откроется всплывающее окно, где необходимо из выпадающего списка с пользователями с ролью «Утверждающий заявки», выбрать сотрудника, который будет проверять заявку (Рисунок 547):

Рисунок 547

Если сотрудника в списке нет, убедителсь что у пользователя есть роль «Утверждающий заявки». Для этого перейдите в раздел «Профиль уастника»- «Сотрудники организации».

У сотрудника с пользователю «Утверждающий заявки» на форме просмотра заявки на покупку, доступны кнопки «Подтвердить» / «Отказать» (Рисунок 548):

Рисунок 548

При нажатии на кнопку «Подтвердить», система меняет статус заявки «Подтверждена» и  пунктов плана на «Заявка подтверждена» (Рисунок 549):

Рисунок 549

При нажатии на кнопку «Отказать»,  отображается окно для ввода причины отклонения (Рисунок 550):

Рисунок 550

После заполнения причины ввода и нажатия на кнопку «Ок», Система присваивает заявке статус «Отклонена» и  пунктам плана «Заявка отклонена».

Заказчику придет уведомление в личный кабинет с результатом рассмотрения заявки (Рисунок 551):

Рисунок 551

Подтвержденная заявка доступна для создания объявлений с признаком «Единый организатор