| Table of Contents |
|---|
Исполнение договора
Заполнение и подписание акта выполненных работ (приема-передачи товара, оказанных услуг)
...
Примечание: Обязательное требование об оформлении документов об исполнении договора в электронном виде согласно Закону РК «О государственных закупках» Пункт 26 вводится в действие с 01.01.2017. Прикрепление поставщиком акта до 01.01.2017 является необязательным.
После того, как договор перейдет в статус Действует, Поставщику в карточке договора во вкладке «Информация об оплате» доступен функционал по заполнению и подписанию электронного акта.
Внимание: В случае несвоевременного согласования заказчиком электронного акта на веб-портале, действия заказчика в личном кабинете будут заблокированы. Сроки согласования указаны в пункте 546 Правил осуществления государственных закупок (утв. приказом Министра финансов РК от 11 декабря 2015 года №648).
ВАЖНО: Заказчик не сможет подписать и утвердить электронный акт по товарам и работам (если в них указаны товары), если не указана страна происхождения товара и не прикреплен сертификат происхождения товара.
ВАЖНО: Если к основному договору создано и действует дополнительное соглашение, то электронные акты, созданные в основном/родительском договоре, отражаются в допсоглашении. Новые акты необходимо создавать в доп.соглашении, как в конечной версии договора.
...
На форме с перечнем актов пользователю доступен поиск актов по номеру и статусу.
Дополнительно отображается общая сумма утвержденных электронных актов.
Сохранение акта заказчиком
Для организаций ГУ Заказчику необходимо заполнить сведения по договору на форме электронного акта. Для добавления информации по ЕБК необходимо выбрать действие 
действие 
в строке с предметов договора в акте
:
При наличии нескольких специфик необходимо заполнить сумму по каждой специфике и сумму к оплате по кажой специфике за минусом аванса:
Например: Поставщик в акте выполнил работы на 5000 по договору на сумму 10000. Ранее оплачен аванс 30% на сумму 3000. Сумма к оплате для заполнения = 5000-3000=2000 (Также заказчик может указать сумму пропорционально выплаченному авансу = 5000 - 30%*5000=3500).
Для организаций, не являющихся ГУ, Заказчику необходимо заполнить сумму к оплате по месту поставки за минусом аванса:
ВАЖНО: Заказчик самостоятельно вносит сумму к оплате за минусом авансовых платежей. Для заполнения общих сведений необходимо выбрать на форме акта действие «Сведения»:
На форме заполнения общих сведений необходимо заполнить обязательные поля и нажать «Сохранить»:
№ |
Название поля | Описание |
1 | Общая стоимость Договора | Заполняется автоматически системой из данных договора |
2 | Сумма авансовых платежей по договору | Заполняется |
автоматически системой на основании указанных данных заказчиком в меню «ранее оплаченный аванс» | ||
3 | Сумма оплаты с начала действия Договора | Заполняется |
автоматически системой на основании утвержденных актов и ранее оплаченного аванса. Равно сумме ранее заактированных сумм и ранее оплаченного аванса | ||
4 | Ранее заактированные суммы | Заполняется |
автоматически системой на основании утвержденных актов. Равно сумме сумм к оплате за минусом аванса по утвержденным актам | |
5 | Сумма неустойки (штраф, пеня) за просрочку сроков поставки или ненадлежащего |
ооисполнения (частичного неисполнения) обязательств | Заполняется |
заказчиком вручную | ||
6 | Количество просроченных дней | Заполняется |
заказчиком вручную | ||
7 | Сумма, требуемая к перечислению Поставщику | Заполняется |
системой автоматически на основании значения поля «Сумма к оплате за минусом аванса» |
При необходимости прикрепления дополнительных документов необходимо на форме «Прикрепление электронных копий документов» выбрать файл:
Далее нажать «Загрузить документ».
На форме электронного акта есть возможность выбора, какая характеристика будет отображаться в выходной форме PDF:
Подписание акта заказчиком
Для утверждения акта заказчику необходимо подписать представителями заказчика, в том числе утверждающим представителем. Для этого нужно выбрать действие «Добавить представителя». Система отображает список с ФИО сотрудников Заказчика.
...
Только после подписания акта утверждающим представителем меняется статус акта на «Утвержден».
ВАЖНО! Поставщику доступно создание электронного акта в статусе договора "Действует", а также "Создано допсоглашение", что позволит поставщикам актировать свои товары/работы и услуги вовремя, не дожидаясь подписания дополнительного соглашения. При этом Заказчик не сможет утвердить данный акт до вступления в силу допсоглашения для корректного распределения фактических сумм. Акт нужно утверждать в действующем допсогалшении, т.е. после перехода его в статус "Действует"
Внимание: в случае, если по акту Поставщиком создана накладная на отпуск запасов на сторону, Заказчику перед утверждением акта требуется подписать накладную, и в случае необходимости указать № и дату доверенности, и пользователя который получил запасы.
При необходимости добавления представителя филиала/ структурного подразделения/третей стороны заказчика для подписания электронной накладной в статусе «На согласовании у заказчика», требуется нажать на кнопку "Добавить представителя", далее осуществить поиск: БИН организации и ИИН представителя и нажать «Выбрать».
Подписание акта филиалами, представительствами, дополнительной (третьей) стороной
При необходимости подписания акта представителями филиалов, представительств, дополнительной (третьей) стороны договора Заказчику необходимо добавить данных представителей группы «Представитель филиала / структурного подразделения/ третьей стороны заказчика» в статусе акта «На согласовании у заказчика»:
- Выбрать действие «Добавить предствителя»
- На форме добавления выбрать группу представителя «Представитель филиала / структурного подразделения/ третьей стороны заказчика»
- Заполнить поля поиска: БИН организации и ИИН представителя и нажать «Поиск»
- В результатах поисках нажать «Выбрать».
После указанных действий филиала/представительства/третьей стороны будет добавлен в число представителей, подписывающих акт.
Данному представителю будет направлено уведомление в личный кабинет о добавлении в число подписывающих акт пользователей со ссылкой на номер договора и акта.
Для данного пользователя текущего акта в договоре будет доступна вкладка «Электронные акты» в разделе «Реестр договоров» - «Договоры».
ВНИМАНИЕ: Подписание акта для представителя филиала/представительства/третьей стороны доступно в статусе «На подписании у заказчика», «На согласовании у заказчика». После подписания филиалом/представительством/третьей стороной акт не меняет статус. Все действия фиксируются в журнале согласования.
Корректировка акта заказчиком
Для корректировки подписанного акта необходимо выбрать действие «Корректировать». Действие доступно в статусах акта «На согласовании у Заказчика», «На подписании у заказчика». После утверждения акта заказчику корректировка акта недоступна.
После нажатия «Корректировать» акт переходит в статус «На согласовании у заказчика» для возможности внесения изменений, при этом все подписи представителей сбрасываются, требуется повторное подписание измененного акта.
Отказ в принятии акта заказчиком
Для отказа от принятия акта необходимо выбрать действие «Отказать в принятии».
...
ПРИМЕЧАНИЕ: При этом система не меняет статус акта, а только фиксирует причину отказа для ее дальнейшего просмотра утверждающим представителем для принятия решения об отказе в принятии акта.
При выборе действия «Отказать» представителем, являющемся утверждающим, на форме для отказа в принятии товара, работы, услуги система меняет статус акта на «Отказано в принятии», отправляет уведомление поставщику с причиной отказа, которая совокупно содержит все причины представителей, отказавших в принятии акта.
...
При нажатии «Сохранить в PDF» система генерирует файл в формате PDF для сохранения пользователем с данными акта поставщика.
Прикрепление актов для строительных работ
Для выполненных работ, связанных со строительством поставщику доступен функционал по прикреплению акта. После того, как Поставщик загрузил акты выполненных работ, Заказчику в карточке договора во вкладке «Информация об оплате» доступен функционал по утверждению либо отказу от утверждения актов.
Для просмотра прикрепленного акта требуется нажать на кнопку «Открыть», системой отобразится дополнительное окно.
Для просмотра и скачивания файла требуется нажать на активную ссылку документа в поле «Документ».
...
После того, как будет активирована кнопка «Утвердить», системой отобразится кнопка для подписания, необходимо подписать утвержденный акт.
После подписания, статус акта изменится на «Действует».
...
На основании акта (-ов) осуществляются фактические платежи по договору в блоке "Платежи по договору».".
Дополнительно отображается общая сумма платежей.
На форме электронного акта есть возможность выбора, какая характеристика будет отображаться в выходной форме PDF
Форма «Поиск по актам»
Отзыв бумажного акта
В случае необходимости, акт в статусе «Утвержден» можно отозвать. Для этого Заказчику необходимо выбрать действие «Отозвать» в строке с актом, подлежащим отзыву:
Система запросит подтверждение выбранного действия.
После подтверждения отзыва система направляет уведомление в личный кабинет поставщика. Акт перейдет в статус «Утвержден. Отзыв на согласовании».
После подтверждения Поставщиком отзыва акта, Система меняет статус акта на «Отказано в принятии».
Отзыв утвержденного электронного акта
В случае необходимости акт в статусе «Утвержден» можно отозвать. Для этого Заказчику необходимо выбрать действие «Отозвать акт»:
Система запросит подтверждение выбранного действия.
После подтверждения отзыва система направляет уведомление в личный кабинет поставщика, а также фиксирует в журнале согласования направление запроса поставщику на отзыв акта.
После подтверждения Поставщиком отзыва акта Система выполняет следующее:
- переводит статус акта в «Отказанов принятии» и содает новую версию акта (с теми же данными по местам поставки) в статусе «Проект», автоматически распределяет фактические суммы по данным утвержденных актов:
- направляет уведомление Заказчику:
- фиксирует в журнале согласования подтверждение отзыва поставщиком.
Учет аванса при исполнении договора
В случае наличия предоплаты по договору Заказчику доступна возможность заполнения оплаченных авансов:
Для организаций ГУ необходимо заполнить размер оплаченного аванса по каждой специфике:
Для организаций ГУ без наличия специфик в договоре, а также для организаций, не являющихся ГУ, необходимо заполнить сумму оплаченного аванса по предмету:
После сохранения введенные значения учитываются в исполненной сумме договора.
Примечание: Исполненная сумма, содержащая аванс, используется при отправке заявок на регистрацию в ИС «Казначейство-клиент», а также при пересчете суммы НДС при постановке/снятии с учета по НДС. Проверить корректность сформированных данных заявки (процент и сумма аванса) можно во вкладке Казначейство после отправки заявки.
ВАЖНО: исполненная (фактическая) сумма считается как сумма авансовых платежей и сумм к оплате по всем утвержденным актам (заполнение сумм к оплате см. в разделе 2.20.1.1Сохранение акта заказчиком)
ВАЖНО: если заполнена только сумма аванса, учтенная в исполненной сумме, но нет утвержденных актов, то система не разрешит исполнить/частично исполнить договор.
Сохраненная сумма аванса отображается на форме общих сведений без возможности редактирования, и в PDF версии акта.
Сохранение акта в формате PDF
При нажатии «Сохранить в PDF» система генерирует файл в формате PDF для сохранения пользователем с данными акта поставщика
Система позволяет загрузит на локальный компьютер акт в PDF формате, где помимо информации об акте можно будет просмотреть информацию о лицах подписавших акт со стороны заказчика, а также ссылку для проверки документа.
Продление срока согласования акта
Система позволяет продлить срок согласования акта в статусе «На согласовании у заказчика» в случае, если с даты получения уведомления о необходимости согласовать акт не прошло 3 рабочих дня.
Внимание: кнопка «Продлить срок согласования» становится доступной только после того, как будет добавлен представитель заказчика с ролью «Утверждающий от заказчика»
В случае продления срок согласования переносится на 10 рабочих дней с даты получения уведомления о необходимости согласовать акт.
