Система на форме просмотра электронного акта в статусе «На согласовании у заказчика» позволяет Заказчику создать электронную доверенность в случае, если видом предмета закупки является «Товар».
Система позволяет создать новую доверенность или выбрать действующую.
Примечание: в одном акте может быть создано несколько доверенностей, например на разные предметы разные доверенности.
При нажатии на кнопку «Создать новую» Система отобразит форму создания электронной доверенности (далее- ЭД)
Описание и состав полей формы создания электронной доверенности
№ п/п | Наименование поля | Способ заполнения | Комментарий |
1 | Номер доверенности | Автоматически, не редактируется | Заполняется системный номер автоматически: NNNNNN/YYYYYY/ZZZ, где NNNNNN– идентификатор договора в системе, YYYYYY/ – 7 символов из системного номера в договоре после 12 цифр БИН организации заказчика, ZZZ – 3-хзначный порядковый номер доверенности для текущего договора |
2 | Статус | Автоматически, не редактируется | Статус может быть одним из следующих: - проект (после создания ЭД, доступно редактирование); - на подписании (после формирования версии в формате *PDF, недоступна для редактирования); - действует (после подписания руководителем ЭЦП, недоступна для редактирования). |
3 | Дата создания | Автоматически, не редактируется | Заполняется системой дата создания доверенности |
4 | Дата выдачи доверенности | Автоматически, не редактируется | Заполняется системой системный дата подписания ЭД |
5 | Срок действия | Условно | Заполняется автоматически добавлением 10 календарных дней к дате выдачи ЭД для организаций, являющихся ГУ Для организаций, не являющихся ГУ, выбор из календаря даты не ранее чем через 10 календарных дней и не позже срока действия договора |
6 | Договор | Автоматически, не редактируется | Заполняется автоматически системный номер договора |
7 | Наименование /номер / дата | Ручным способом | Необходимо указать наименование, номер и дату договора |
8 | Добавить представителей |
| Система должна открыть форму добавления представителей. Система должна позволять выбирать представителей доверенности из перечня сотрудников организации Заказчика, зарегистрированных на Портале |
9 | Сохранить |
| При нажатии на кнопку Система проверяет заполнены [ЖА1] ли Срок действия и Наименование /номер / дата. После сохранения ЭД отображается в списке доверенностей по договору. |
10 | Сформировать |
| При нажатии Система изменит статус ЭД на «На подписании». |
11 | Подписать |
| Доступна в случае, если ЭД находится в статусе «На подписании». При нажатии «Подписать» руководителем Система должна проверить обязательное добавление представителей: - доверенное лицо; - руководитель. Если отсутствует хотя бы один из указанных ролей, то Система должна отобразить сообщение об ошибке: «В доверенности обязательно должны быть указаны доверенное лицо и руководитель» При нажатии «Подписать» руководителем Система должна проверить: - наличие ЭЦП всех добавленных представителей типа «доверенное лицо». Если Доверенное лицо не подписал ЭД, то Система должна отобразить сообщение об ошибке «Доверенность не подписана доверенным лицом»; - наличие ЭЦП представителя типа «главный бухгалтер», если он указан в перечне представителей в ЭД. Если Главный бухгалтер указан в перечне представителей ЭД и не подписал ЭД, то Система должна отобразить сообщение об ошибке «Доверенность не подписана главным бухгалтером». После подписания ЭД пользователем с ролью «Руководитель» Система должна перевести статус ЭД в «Действует». |
12 | Удалить |
| Кнопка доступна в статусе ЭД «Проект» |
13 | Отозвать |
| Кнопка доступна в статусе ЭД «На подписании». При активации переводит ЭД в статус «Проект». |
14 | Печать |
| Кнопка доступна в любом статусе ЭД. При нажатии Система сформирует ЭД в формате *PDF согласно шаблону Правил. |
При нажатии на кнопку «Добавить представителя» Система отобразить форму
Выбрать представителя доступно из перечня сотрудников организации Заказчика, зарегистрированных на Портале.
Система позволяет выбрать несколько представителей типа «Доверенное лицо на получение товара».
Система позволяет выбрать только одного представителя типа «Главный бухгалтер» и «Руководитель».
Для представителей типа «Главный бухгалтер» и «Руководитель» форма добавления выглядит следующим образом:
Выбранных представителей Система отобразит во вкладке «Представители». При необходимости выбранного представителя можно удалить со списка.
Для добавления товаров в ЭД необходимо перейти во вкладку «Товары» и нажать на кнопку «Добавить предмет».
Система откроет форму, где для выбора доступны будут предметы договора
Необходимо выбрать нужные предметы, заполнить форму и нажать на кнопку «Добавить».
Выбранные предметы отобразятся в списке, в случае необходимости возможно удаление
После того как данные доверенности будут заполнены, а также добавлены представители и предметы, следует сохранить, а затем и сформировать ЭД. Система изменит статус доверенности на «На подписании».
Сохраненные доверенности отображаются во вкладке «Доверенности» карточки договора.
В случае необходимости внести поправки в сформированную ЭД рекомендуется на форме просмотра ЭД произвести отзыв, статус ЭД изменится на «Проект».
В случае подписания доверенности представителем Система зафиксирует дату и время подписи представителя.
При нажатии «Подписать» руководителем Система проверяет обязательное добавление представителей:
- доверенное лицо;
- руководитель .
Если отсутствует хотя бы один из указанных ролей, то Система отобразит сообщение об ошибке: «В доверенности обязательно должны быть указаны доверенное лицо и руководитель»
При нажатии «Подписать» руководителем Система проверяет:
- наличие ЭЦП всех добавленных представителей типа «доверенное лицо»
Если Доверенное лицо не подписал ЭД, то Система отобразит сообщение об ошибке «Доверенность не подписана доверенным лицом»;
- наличие ЭЦП представителя типа «главный бухгалтер», если он указан в перечне представителей в ЭД
Если Главный бухгалтер указан в перечне представителей ЭД и не подписал ЭД, то Система должна отобразить сообщение об ошибке «Доверенность не подписана главным бухгалтером»
После подписания ЭД пользователем с ролью «Руководитель» Система переведет статус ЭД в «Действует».
Для прикрепления ЭД к текущему акту необходимо нажать на кнопку «Выбрать действующую», Система отобразит список доверенностей со статусом «Действует», отметьте галочкой нужный.
Внимание! При выборе действия «Выбрать действующую» Система должна отобразить перечень доверенностей, у которых:
- срок действия позже текущей даты;
- в текущем акте и акте, к которому привязана ЭД, указаны одинаковые предметы договора
Примечание: Действующие ЭД доступно прикрепить к другому акту с такими же предметами.
После прикрепления выбранная ЭД будет отображаться в списке доверенностей на форме электронного акта.
[ЖА1]А когда проверяет заполнены ли представители и товар?