Создание годового плана
Внимание! Для работы с годовым планом «Питание обучающихся» пользователю с ролью «Администратор организации» в разделе «Профиль участника – Регистрационные данные» необходимо проставить признак «Питание обучающихся». После проставления роли необходимо обязательно переавторизоваться.
Для работы с годовым планом перейдите в раздел Рабочий кабинет – Годовые планы.
Раздел Годовые планы предназначен для работы с планом закупок и выглядит следующим образом:
Для создания проекта годового плана закупок перейдите в меню Рабочий кабинет – Годовые планы и нажмите на кнопку «Создать годовой план».
Внимание! Для одного финансового года можно создать только 1 годовой план (при попытке создания годового плана в этом же году повторно система будет определять такое действие как внесение изменений в существующий утвержденный годовой план).
Страница создания годового плана выглядит следующим образом:
Внимание! Необходимо проставить галочку выбора в поле «Питание обучающихся».
После чего система отобразит необходимые поля для работы
На странице создания годового плана необходимо заполнить поля «Финансовый год», «Номер акта», «Дата акта» и приложить документ, которым утвержден годовой план.
Для того, чтобы прикрепить скан-копию акта, которым утвержден годовой план нажмите на кнопку «Прикрепить файл».
При необходимости нужно проставить галочку выбора в поле «Предварительный план».
Внимание! Объем каждого прикрепляемого вложения не должен превышать 20 мб.
В появившемся диалоговом окне укажите путь к файлу, который был предварительно подготовлен для прикрепления, и нажмите на кнопку «Открыть».
После выбора файла необходимо его подписать электронно-цифровой подписью (далее – ЭЦП).
При успешной обработке файла отобразится следующая страница.
При необходимости удаления файла для прикрепления другого файла нажмите на кнопку «Удалить файл».
Для сохранения введенных данных нажмите на кнопку «Сохранить».
Для возврата в предыдущее меню без сохранения данных нажмите на кнопку «Назад».
Годовой план отобразится в списке планов на странице Годовые планы закупок в статусе «Проект».
Для работы с годовым планом нажмите на пиктограмму :
Действие «Удалить черновик» предназначено для удаления годового плана со статусом «Проект».
Действие «Редактировать черновик» предназначено для редактирования данных акта, которым утверждается годовой план.
Действие «Утвердить» предназначено для утверждения годового плана.
Действие «Просмотреть пункты плана» предназначено для просмотра пунктов плана годового плана.
1.2 Работа с пунктами плана в годовом плане
Для создания нового пункта плана в проекте годового плана нажмите на кнопку «Создать»:
Страница создания пункта плана выглядит следующим образом:
Форма создания пункта плана имеет следующие разделы:
- Общие сведения;
- Описание товара, работы, услуги;
- Сроки;
- Места поставки.
Для удобства просмотра и заполнения пункта плана предусмотрена возможность скрытия полей раздела. Для этого нажмите по активной ссылке наименования разделов:
1.3 Заполнение раздела «Общие сведения»
В разделе «Общие сведения» необходимо заполнить поля «Способ закупки» и «Тип пункта плана»:
1. «Закупки, превышающие финансовый год»;
2. «Закупки, не превышающие финансовый год»;
3. «В счет условной экономии».
Примечание. При выборе способа «Из одного источника путем прямого заключения договора по питанию обучающихся» необходимо заполнить поле «Обоснование применения способа закупок» из выпадающего списка (-п.69 правил питания обучающихся. В целях обеспечения бесперебойной деятельности заказчика по организации питания обучающихся закупки осуществляются в объеме, не превышающем объема закупок таких услуг, товаров, необходимого для обеспечения потребности заказчика в течение срока проведения конкурса, но не более чем на два месяца; -п.80 правил организации питания обучающихся. Заключение договора на последующий финансовый год (продление)).
Внимание! Заказчиками с организационно-правовой формой не Государственное учреждение заполняется поле «Вид бюджета» путем выбора из выпадающего списка «Вне бюджета» или «Бюджетные средства». При выборе одного из значений необходимо обязательно заполнить поле «
1.4 Заполнение раздела «Бюджетная классификация»
Внимание! Раздел «Бюджетная классификация» заполняется только организациями, являющимися государственными учреждениями. Для организаций с иной организационно-правовой формой данный раздел не отображается.
В данном разделе заполните поля «Источник финансирования», «Программа», «Подпрограмма» и «Специфика».
В случае если в поле «Источник финансирования» выбрано одно из значений:
- За счет средств спонсорской и благотворительной помощи;
- за счет денег, передаваемых государственному учреждению физическими и (или) юридическими лицами на условиях их возвратности;
- За счет трансфертов органам местного самоуправления - то поля «Программа», «Подпрограмма» и «Специфика» не заполняются.
Для добавления дополнительной программы/подпрограммы/специфики по пункту плана требуется нажать на кнопку «Добавить специфику».
Примечание. При сохранении пункта плана с несколькими спецификами в системе осуществляется следующая проверка на сумму специфик:
- для типа пункта плана «Закупка не превышающая финансовый год», «Закупка в счет условной экономии» сумма специфик должна быть равна значению в поле «Общая сумма, утвержденная для закупки, тенге».
- для типа пункта плана «Закупка превышающая финансовый год» сумма по спецификам должна быть равна значению в поле «Утвержденная сумма на первый год трехлетнего периода».
Если размер предоплаты по спецификам разный, то в поле общего размера авансового платежа в пункте плана система автоматически проставляет среднее арифметическое по указанным размерам предоплаты. При этом при регистрации договора % аванса и сумма аванса будет рассчитываться отдельно по каждой специфике.
1.5 Заполнение раздела «Описание товара, работы, услуги»
Для поиска кода товара, работы, услуги (КТРУ) необходимо в поле «Наименование товара, работы» ввести наименование искомого значения кода товара, работы, услуги и выбрать из выпадающего списка:
Для более расширенного поиска КТРУ необходимо нажать на кнопку «Расширенный поиск»:
После выбора требуемой позиции следующие поля заполняются автоматически:
«Код товара, работы или услуги»
«Вид предмета закупок»
«Наименование закупаемых товаров, работ, услуг на государственном языке (в соответствии с СТРУ)»
Наименование закупаемых товаров, работ, услуг на русском языке (в соответствии с СТРУ)
Краткая характеристика (описание) товаров, работ и услуг на государственном языке (в соответствии с СТРУ),
Краткая характеристика (описание) товаров, работ и услуг на русском языке (в соответствии с СТРУ)
Единица измерения (в соответствии с СТРУ)
Количество, объем для работ и услуг.
Вручную необходимо заполнить поля:
1. Дополнительная характеристика (описание) товаров, работ и услуг (на казахском языке);
2. Дополнительная характеристика (описание) товаров, работ и услуг (на русском языке).
3. Количество, объем;
4. Цена за единицу, тенге;
5. Размер авансового платежа, %.
1.6 Заполнение раздела «Сроки»
В поле «Сроки» необходимо заполнить:
1. Срок проведения закупок (месяц) (выбор из выпадающего списка);
2. Срок поставки товара, выполнения работ, оказания услуг.
1.7 Заполнение раздела «Общие Место поставки»
Данный раздел заполняется в соответствии со справочником КАТО (классификатор административно-территориальных объектов). Поле «Адрес поставки» подлежит ручному вводу для уточнения конечного адреса поставки:
При наличии нескольких мест поставки для закупок с видом предмета «Товар» обязательно нужно заполнить поле «Количество, объем» для каждого места поставки. При выборе нескольких мест поставок для вида предмета закупок «Товар» система проверяет, чтобы количество по местам поставки равнялась полю «Количество, объём».
При наличии нескольких мест поставки для закупок с видом предмета закупок «Услуга» обязательно нужно заполнить поле «Количество, объем» с указанием процентного значения по каждому месту поставки работ и услуг. При выборе нескольких система проверяет, чтобы суммарное значение в полях «Количество, объем» составляло 1 (100 процентов):
Для удаления места поставки нажмите на пиктограмму «Удалить» (красный крестик).
После заполнения всех полей для сохранения данных нажмите на кнопку «Сохранить».
Для перехода на форму создания нового пункта плана с сохранением введенных данных по пункту плана нажмите на кнопку «Сохранить и создать новый».
Для возврата в предыдущее меню без сохранения данных нажмите на кнопку «Назад».
После сохранения вновь созданному пункту плана присваивается статус «Черновик»:
2. Копирование, редактирование и удаление пункта плана
Для копирования пункта плана выберите из выпадающего списка действие «Скопировать пункт плана»:
После выбора действия «Скопировать пункт плана» откроется страница с заполненными данными с копируемого пункта плана, в котором можно изменить требуемые данные.
Для редактирования или удаления пункта плана выберите из выпадающего списка действие «Редактировать» или «Удалить». Редактирование и удаление возможно по пунктам плана со статусом «Черновик»:
Для удаления нескольких пунктов плана отметьте галочкой необходимые пункты плана и нажмите на кнопку «Удалить»:
Удаление пункта плана возможно только со статусом «Черновик».
3. Утверждение годового плана
Внимание! Перед утверждением годового плана убедитесь в корректности внесенных данных ( количество, общая сумма пунктов плана и т.д.) . После утверждения годового плана невозможно удалять пункты плана.
Для утверждения годового плана перейдите в раздел «Рабочий кабинет - Годовые планы».
В годовом плане со статусом «Проект» и заполненными пунктами плана нажмите список действий и выберите действие «Утвердить», система отобразит окно для подтверждения выбранного действия, где необходимо нажать на «Ок»:
В случае, если заказчиком не был прикреплен файл Приказа, то при попытке утвердить годовой план, система отобразит ошибку «Невозможно утвердить годовой план», при нажатии на которую будет указана причина ошибки: «Загрузите приказ, которым был утвержден/изменен годовой план»:
После утверждения статус годового плана будет изменен с «Проект» на «Утвержден», статусы пунктов плана будут изменены с «Черновик» на «Утвержден».
Внимание! При расчете « Утвержденной суммы всех пунктов плана» в годовом плане, сумма в пунктах плана с типом «В счет условной экономии», не учитываются.
4. Внесение изменений в утвержденный годовой план
1. «Создание годового плана».
Для внесения изменений в годовой план, в том числе в пункты плана, необходимо создать проект годового плана.
Для создания проекта годового плана в разделе Рабочий кабинет – Годовые планы нажмите на кнопку «Создать годовой план».
Отобразится страница создания годового плана. Подробное описание по заполнению данной страницы имеется в разделе
После сохранения введенных данных на странице создания годового плана в разделе «Годовые планы» отобразится новый годовой план со статусом «Проект», в котором будут скопированы все пункты плана из предыдущего годового плана:
Для работы с пунктами плана пройдите по активной ссылке номера годового плана, либо выберите действие «Просмотреть пункты плана» из выпадающего списка в пиктограмме 
Отобразится страница со списком пунктов годового плана. В данном годовом плане возможно добавление нового пункта плана или внесение изменений в имеющиеся пункты плана.
Для добавления нового пункта плана нажмите на кнопку «Создать»:
Подробное описание процесса создания нового пункта плана представлено в разделе
1.1. «Работа с пунктами плана в годовом плане».
Для внесения изменений в пункте плана нажмите на пиктограмму и выберите действие «Внести изменения в пункт плана». Отобразится страница редактирования пункта плана. После изменения данных нажмите на кнопку «Сохранить».
4.1 Внесение изменений в пункт плана для создания дополнительного соглашения при Изменение цены в соответствии с уровнем инфляции на текущий период и в пределах средней цены на услуги (питание на 1-го обучающегося) и (или) товары.
Имеется годовой план в статусе «Проект» с пунктом плана в статусе «Договор действует» для способов «Конкурс по приобретению услуг по организации питания воспитанников и обучающихся», «Конкурс по приобретению товаров, связанных с обеспечением питания воспитанников и обучающихся», «Из одного источника путем прямого заключения договора по питанию обучающихся», «Из одного источника по несостоявшимся закупкам по питанию обучающихся» .
- Заказчик выбирает действие «Внести изменения в пункт плана» для вида предмета закупок «Услуга»
На форме редактирования пункта плана отображается возможность выбора основания «Изменение цены в соответствии с уровнем инфляции на текущий период и в пределах средней цены на услуги (питание на 1-го обучающегося) и (или) товары» в справочнике оснований
При выборе основания «Изменение цены в соответствии с уровнем инфляции на текущий период и в пределах средней цены на услуги (питание на 1-го обучающегося) и (или) товары» для вида предмета закупки услуга становятся доступными для редактирования поля:
- цена за единицу
- суммы по спецификам
- сумма на 1 год
- сумма на 2 год
- сумма на 3 год
При сохранении пункта плана, статус присваивается Черновик.
Примечание:
- «Сумма по специфике» допускается на значение не ниже фактической суммы по специфике в предмете договора.
- Общая сумма не может быть меньше оплаченной по договору.
После утверждения годового плана статус пункта плана меняется на «Утвержден», предыдущая версия пункта плана становится «Договор изменен».
При выборе основания «Изменение цены в соответствии с уровнем инфляции на текущий период и в пределах средней цены на услуги (питание на 1-го обучающегося) и (или) товары» для вида предмета закупки «Товар» становятся доступными для редактирования поля:
- Цена за единицу (с ограничением: не менее фактической и не более плановой)
- Количество (с ограничением: не менее фактического)
- суммы по спецификам (суммы по годам и по спецификам не должны превышать суммы по утвержденным актам)
- сумма на 1 год
- сумма на 2 год
- сумма на 3 год
При сохранении пункта плана, статус присваивается Черновик.Если в основном договоре имеется фактическая сумма, то для основания создания дополнительного соглашения «Изменение цены в соответствии с уровнем инфляции на текущий период и в пределах средней цены на услуги (питание на 1-го обучающегося) и (или) товары» необходимо создать новый пункт плана (для вида предмета закупок «товары»).
Необходимо внести изменения в пункт плана в статусе Договор действует, указать количество, на которое имеется фактическая сумма в основном договоре.
После внесения изменений необходимо создать новый пункт плана (при этом утверждать годовой план после внесения изменений не нужно), привязать к основному пункту плана и указать количество и сумму уже по новой цене (система позволяет создать новый пункт плана и привязать его к пункту плана в статусе Черновик).
Вид дополнительного соглашения = «изменение».
Количество = остаток количества по измененному пункту плана (количество по договору – количество измененного пункта плана).
Основание создания дополнительного соглашения «Изменение цены в соответствии с уровнем инфляции на текущий период и в пределах средней цены на услуги (питание на 1-го обучающегося) и (или) товары».
Доступно для редактирования поле «Цена за единицу».
При сохранении система присваивает статус «Черновик» измененному пункту плана и новому созданному пункту плану, связанному с родительским пунктом плана.
При утверждении годового плана выполняется проверка на равенство количества товара в договоре и количества товара в измененном и созданном пунктах плана.
Если проверка пройдена. Система переводит статусы измененного и созданного пунктов плана в «Утвержден», старую версию пункта плана договора в «Договор изменен». Заказчику доступно действие по созданию дополнительного соглашения с основанием «Изменение цены в соответствии с уровнем инфляции на текущий период и в пределах средней цены на услуги (питание на 1-го обучающегося) и (или) товары».
Если проверка не пройдена, то Система должна отобразить сообщение об ошибке заполнения данных: «Количество товара в пунктах плана не может превышать планируемое количество по договору при выборе основания по увеличению цены».
5. Заявки на покупку
Добавление организатора
Приглашение организатора
Для того, чтобы отравить приглашение организатору перейдите в раздел Профиль организации – Мои Организаторы.
Для поиска организатора введите данные в поле БИН или Наименование и нажмите на кнопку «Найти».
После нажатия кнопки «Найти» будут отображены результаты поиска.
Выберите организатора и нажмите на кнопку «Добавить организацию».
После нажатия кнопки «Добавить организацию» статус запроса будет «Ожидание ответа», и отправлено уведомление организатору.
После утверждения или отклонения организатором предложения статус запроса будет изменен с «Ожидание ответа» на «Утвержден»/«Отказан».
Подтверждение или отклонение заказчика
Для подтверждения или отклонения запроса перейдите в раздел Профиль организации – Мои заказчики.
В строке запроса заказчика нажмите на кнопку «Изменить статус» и выберите действие «Утвержден» для утверждения запроса или действие «Отказан» для отклонения запроса.
После утверждения или отклонения статус запроса будет изменен на «Утвержден» или «Отказан», и отправлено уведомление заказчику по статусу запроса.
В случае если у заказчика в меню «Мои организаторы» отсутствует организатор со статусом «Подтвержден», при создании заявки на покупку автоматически в качестве организатора назначается организация Заказчика.
Создание заявки на покупку
Для создания заявки на покупку перейдите на форму просмотра пунктов годового плана со статусом «Утвержден».
Выберите пункты плана, для которых необходимо создать заявку, и нажмите на кнопку «Создать заявку на покупку».
При нажатии на кнопку «Создать заявку на покупку», в случае наличия у заказчика более одного организатора, отобразится окно для выбора организатора закупки. Выберите организатора и нажмите на кнопку «Создать заявку».
Если настроен один организатор, то данное действие пропускается.
В открывшемся окне подтвердите действие нажатием кнопки «ОК».
После подтверждения при успешном создании заявки статус пункта плана изменится на «Заявка».
В случае отображения сообщения «Заявка не создана» необходимо нажать на активную ссылку «Заявка не создана».
При нажатии на ссылку отобразится подробный текст ошибки.
Для просмотра Организатора, которому направлена заявка, нажмите на активную ссылку номера пункта плана.
Отобразится страница с формой просмотра пункта плана.
Отзыв заявки на покупку
Если нужно отозвать заявку, перейдите на форму просмотра пунктов годового плана со статусом «Утвержден».
Выберите пункты плана со статусом «Заявка», «Заявка возвращена организатором» и нажмите на кнопку «Отозвать».
Статус пунктов плана будет изменен на «Утвержден».
При необходимости отправки заявку другому организатору воспользуйтесь функционалом создания заявки на покупку, описанному в разделе «Создание заявки на покупку».
При необходимости внесения изменений в пункт плана воспользуйтесь функционалом внесения изменений в пункт плана, описанному в разделе «Внесение изменений в годовой план».