Исполнение договора
Заполнение и подписание акта выполненных работ (приема-передачи товара, оказанных услуг)
Примечание: Обязательное требование об оформлении документов об исполнении договора в электронном виде согласно Закону РК «О государственных закупках» Пункт 26 вводится в действие с 01.01.2017. Прикрепление поставщиком акта до 01.01.2017 является необязательным.
После того, как договор перейдет в статус Действует, Поставщику в карточке договора во вкладке «Информация об оплате» доступен функционал по заполнению и подписанию электронного акта.
ВАЖНО: Если к основному договору создано и действует дополнительное соглашение, то электронные акты, созданные в основном/родительском договоре, отражаются в допсоглашении. Новые акты необходимо создавать в доп.соглашении, как в конечной версии договора.
После направления акта заказчику доступен акт для редактирования и дополнения сведениями по договору. Для редактирования акта необходимо выбрать акт в перечне актов вкладки «Информация об оплате»
На форме с перечнем актов пользователю доступен поиск актов по номеру и статусу.
Сохранение акта заказчиком
Для организаций ГУ Заказчику необходимо заполнить сведения по договору на форме электронного акта. Для добавления информации по ЕБК необходимо выбрать действие 
в строке с предметов договора в акте:
При наличии нескольких специфик необходимо заполнить сумму по каждой специфике и сумму к оплате по кажой специфике за минусом аванса:
Например: Поставщик в акте выполнил работы на 5000 по договору на сумму 10000. Ранее оплачен аванс 30% на сумму 3000. Сумма к оплате для заполнения = 5000-3000=2000 (Также заказчик может указать сумму пропорционально выплаченному авансу = 5000 - 30%*5000=3500).
Для организаций, не являющихся ГУ, Заказчику необходимо заполнить сумму к оплате по месту поставки за минусом аванса:
ВАЖНО: Заказчик самостоятельно вносит сумму к оплате за минусом авансовых платежей. Для заполнения общих сведений необходимо выбрать на форме акта действие «Сведения»:
На форме заполнения общих сведений необходимо заполнить обязательные поля и нажать «Сохранить»:
Наименование поля | Способ ввода |
Общая стоимость Договора | Заполняется автоматически системой |
Сумма авансовых платежей | Заполняется автоматически системой |
Сумма оплаты с начала действия Договора | Заполняется представителем заказчика |
Ранее заактированные суммы | Заполняется представителем заказчика |
Сумма неустойки (штраф, пеня) за просрочку сроков поставки или ненадлежащего исполнения (частичного неисполнения) обязательств | Заполняется представителем заказчика |
Количество просроченных дней | Заполняется представителем заказчика |
Сумма, требуемая к перечислению Поставщику | Заполняется автоматически системой |
При необходимости прикрепления дополнительных документов необходимо на форме «Прикрепление электронных копий документов» выбрать файл:
Далее нажать «Загрузить документ».
На форме электронного акта есть возможность выбора, какая характеристика будет отображаться в выходной форме PDF:
Подписание акта заказчиком
Для утверждения акта заказчику необходимо подписать представителями заказчика, в том числе утверждающим представителем. Для этого нужно выбрать действие «Добавить представителя». Система отображает список с ФИО сотрудников Заказчика.
При выборе утверждающего поле «ФИО» отображаются только сотрудники с ролью руководителя.
ВАЖНО: Обязательно необходимо для последующего утверждения акта при добавлении представителей заказчика сразу указать представителя заказчика, утверждающего акт. Нельзя выбирать более одного утверждающего.
Пользователю, добавленному как «Представитель заказчика» доступно действие «Подписать». После подписания акта представителем заказчика, заполнившем сведения по договору в акте, Система направляет уведомление всем сотрудникам заказчика, указанным в акте в числе представителей и меняет статус акта на «На подписании у заказчика»
Только после подписания акта утверждающим представителем меняется статус акта на «Утвержден».
Подписание акта филиалами, представительствами, дополнительной (третьей) стороной
При необходимости подписания акта представителями филиалов, представительств, дополнительной (третьей) стороны договора Заказчику необходимо добавить данных представителей группы «Представитель филиала / структурного подразделения/ третьей стороны заказчика» в статусе акта «На согласовании у заказчика»:
- Выбрать действие «Добавить предствителя»
- На форме добавления выбрать группу представителя «Представитель филиала / структурного подразделения/ третьей стороны заказчика»
- Заполнить поля поиска: БИН организации и ИИН представителя и нажать «Поиск»
- В результатах поисках нажать «Выбрать».
После указанных действий филиала/представительства/третьей стороны будет добавлен в число представителей, подписывающих акт.
Данному представителю будет направлено уведомление в личный кабинет о добавлении в число подписывающих акт пользователей со ссылкой на номер договора и акта.
Для данного пользователя текущего акта в договоре будет доступна вкладка «Электронные акты» в разделе «Реестр договоров» - «Договоры».
ВНИМАНИЕ: Подписание акта для представителя филиала/представительства/третьей стороны доступно в статусе «На подписании у заказчика», «На согласовании у заказчика». После подписания филиалом/представительством/третьей стороной акт не меняет статус. Все действия фиксируются в журнале согласования.
Корректировка акта заказчиком
Для корректировки подписанного акта необходимо выбрать действие «Корректировать». Действие доступно в статусах акта «На согласовании у Заказчика», «На подписании у заказчика». После утверждения акта заказчику корректировка акта недоступна.
После нажатия «Корректировать» акт переходит в статус «На согласовании у заказчика» для возможности внесения изменений, при этом все подписи представителей сбрасываются, требуется повторное подписание измененного акта.
Отказ в принятии акта заказчиком
Для отказа от принятия акта необходимо выбрать действие «Отказать в принятии».
При выборе действия «Отказать в принятии» система должна отобразить форму для отказа в принятии товара, работы, услуги с обязательным заполнением поля «причина отказа» и кнопкой «Сохранить».
При выборе действия «Отказать» обычным представителем, не являющимся утверждающим, на форме для отказа в принятии товара, работы, услуги система сохраняет причину отказа от принятия акта, при этом статус акта остается прежним.
ПРИМЕЧАНИЕ: При этом система не меняет статус акта, а только фиксирует причину отказа для ее дальнейшего просмотра утверждающим представителем для принятия решения об отказе в принятии акта.
При выборе действия «Отказать» представителем, являющемся утверждающим, на форме для отказа в принятии товара, работы, услуги система меняет статус акта на «Отказано в принятии», отправляет уведомление поставщику с причиной отказа, которая совокупно содержит все причины представителей, отказавших в принятии акта.
ПРИМЕЧАНИЕ: Только при выполнении действия отказа в принятии акта утверждающим лицом осуществляется отказ в принятии акта.
Сохранение акта в формате PDF заказчиком
При нажатии «Сохранить в PDF» система генерирует файл в формате PDF для сохранения пользователем с данными акта поставщика.
Прикрепление актов для строительных работ
Для выполненных работ, связанных со строительством поставщику доступен функционал по прикреплению акта. После того, как Поставщик загрузил акты выполненных работ, Заказчику в карточке договора во вкладке «Информация об оплате» доступен функционал по утверждению либо отказу от утверждения актов.
Для просмотра прикрепленного акта требуется нажать на кнопку «Открыть», системой отобразится дополнительное окно.
Для просмотра и скачивания файла требуется нажать на активную ссылку документа в поле «Документ».
Утверждение акта осуществляется с помощью кнопки «Утвердить». В случае необходимости осуществить отказ от утверждения акта, требуется нажать на кнопку «Отказать».
После того, как будет активирована кнопка «Утвердить», системой отобразится кнопка для подписания, необходимо подписать утвержденный акт.
После подписания, статус акта изменится на «Действует».
В случае осуществления отказа от утверждения акта системой отобразится окно для ввода причины, требуется ввести причину отказа, и нажать на кнопку «Отказать».
Статус акта изменится на «Отказ», причина отказа также будет указана в поле «Статус».
На основании акта (-ов) осуществляются фактические платежи по договору в блоке "Платежи по договору».
На форме электронного акта есть возможность выбора, какая характеристика будет отображаться в выходной форме PDF
Форма «Поиск по актам»
Отзыв утвержденного акта
В случае необходимости акт в статусе «Утвержден» можно отозвать. Для этого Заказчику необходимо выбрать действие «Отозвать акт»:
Система запросит подтверждение выбранного действия.
После подтверждения отзыва система направляет уведомление в личный кабинет поставщика, а также фиксирует в журнале согласования направление запроса поставщику на отзыв акта.
После подтверждения Поставщиком отзыва акта Система выполняет следующее:
- переводит статус акта в «Отказанов принятии» и содает новую версию акта (с теми же данными по местам поставки) в статусе «Проект», автоматически распределяет фактические суммы по данным утвержденных актов:
- направляет уведомление Заказчику:
- фиксирует в журнале согласования подтверждение отзыва поставщиком.
Учет аванса при исполнении договора
В случае наличия предоплаты по договору Заказчику доступна возможность заполнения оплаченных авансов:
Для организаций ГУ необходимо заполнить размер оплаченного аванса по каждой специфике:
Для организаций ГУ без наличия специфик в договоре, а также для организаций, не являющихся ГУ, необходимо заполнить сумму оплаченного аванса по предмету:
После сохранения введенные значения учитываются в исполненной сумме договора.
Примечание: Исполненная сумма, содержащая аванс, используется при отправке заявок на регистрацию в ИС «Казначейство-клиент», а также при пересчете суммы НДС при постановке/снятии с учета по НДС.
ВАЖНО: исполненная (фактическая) сумма считается как сумма авансовых платежей и сумм к оплате по всем утвержденным актам (заполнение сумм к оплате см. в разделе 2.20.1.1 Сохранение акта заказчиком)
ВАЖНО: если заполнена только сумма аванса, учтенная в исполненной сумме, но нет утвержденных актов, то система не разрешит исполнить/частично исполнить договор.
Сохранение акта в формате PDF
При нажатии «Сохранить в PDF» система генерирует файл в формате PDF для сохранения пользователем с данными акта поставщика
Система позволяет загрузит на локальный компьютер акт в PDF формате, где помимо информации об акте можно будет просмотреть информацию о лицах подписавших акт со стороны заказчика, а также ссылку для проверки документа.
