Создание и публикация объявления

Создание проекта объявления

Создание объявления осуществляется пользователем с ролью «Организатор» в системе.

Для создания объявления необходимо в личном кабинете пользователя пройти в раздел «Рабочий кабинет» и выбрать меню «Создать объявление».

Примечание: На веб-портале закупок позволяется создавать закупки на несколько заявок с одинаковыми полями.

На экране отобразится форма создания объявления.

При создании проекта объявления  в случае выбора способа ТРБС, а также вида предмета закупки – «Работа», Система отобразит следующие признаки работы:

1.    Строительно-монтажные работы автомобильных дорог республиканского значения 
2.    Работы по разработке проектно-сметной документации автомобильных дорог республиканского значения  
3.    Средний ремонт автомобильных дорог международного и (или) республиканского значения 

В случае выбора способа ТРБС, а вид предмета закупки – «Услуга», Система отобразит признак «Инжиниринговые услуги по техническому надзору автомобильных дорог республиканского значения»

При создании проекта объявления способом ТРБС, в случае, если видом предмета закупки является «Работа» и «Услуга» (при нажатии на кнопку «Далее») Система производит проверку на обязательность выбора признака работы или услуги. В случае если признак не выбран система  отобразит ошибку текстом: «Выберите один из признаков».

Раздел «Создание проекта объявления» содержит следующие элементы управления

Система не позволит сохранить проект объявления и перейти далее на следующий шаг, если в полях "Наименование объявления на казахском и русском языках", для всех видов закупок:

- указано менее трех слов,
- в одном слове используются буквы кириллицы и латиницы,
- используются специальные символы, например, %nadzor%, *nadzor*, $$nadzor$$, !I.nadzor!, ^nadzor^.

Примечание: После заполнения данных полей, система автоматически сохраняет объявление в статусе «Проект» в разделе «Рабочий кабинет» - «Мои объявления (организатор)»:

Пиктограмма  позволяет редактировать, пиктограмма  позволяет удалить объявления со статусом «Проект».

После нажатия на кнопку «Далее» отобразятся лоты, отвечающие заданным критериям по способу, виду предмета и признаку проведения закупки.

Добавление лота в проект объявления

Для добавления лота в проект объявления можно воспользоваться поиском, используя набор фильтров.

Для того, чтобы осуществить выбор лота необходимо отметить галочкой требуемый лот, и нажать на кнопку «Добавить отмеченные лоты». После чего происходит переход на страницу просмотра добавленного лота.  

Внимание! В случае, если лоты относятся к товарам, изъятым из национального режима и статус лота  «Заявка», «Отменен»,  то Система  автоматически проставит признак «Изъятие из национального режима – Да»

При этом, Система  автоматически проставит признак «Изъятие из национального режима – Нет» в случае если:

1. лоты  не относятся к товарам, изъятым из национального режима
2. товарам относятся к изъятым из национального режима, но статус лота  «Закупка не состоялась».

В случае необходимости удалить выбранный лот следует отметить требуемый лот галочкой и нажать на кнопку «Удалить отмеченные лоты», в случае необходимости дополнительно добавить лоты в проект закупки следует перейти во вкладку «Доступные лоты» и осуществить выбор дополнительных лотов.

Для перехода на следующую страницу необходимо нажать на кнопку «Далее».

Система отобразит форму просмотра выбранных лотов.

Добавление данных по лотам

Добавление данных по представителям

На странице добавления данных по представителям необходимо указать срок действия заявки, и заполнить данных о представителях организатора и заказчика.

Для заполнения данных об организаторе необходимо нажать на активную ссылку наименования организатора. Отобразится следующая форма.

Данная форма имеет следующие поля и элементы управления:

После активации кнопки «Добавить» отобразится следующее окно.

Для заполнения данных о Заказчике необходимо нажать на активную ссылку наименования Заказчика. Отобразится нижеуказанная форма.

Данная форма имеет следующие поля и элементы управления

После заполнения данных будет проставлена отметка «Заполнено».

Для перехода на следующий шаг необходимо нажать кнопку «Далее».

Добавление лицензий

В случае, если для участия в закупке Поставщикам требуется предоставлять лицензии, то Организатору в проекте объявления необходимо на шаге «Подготовка тендерная документации» проставить признак обязательность для поставщика.

Для определения вида (-ов) лицензий необходимо нажать на активную ссылку «Лицензии». Поиск требуемой лицензии возможно осуществить с помощью набора фильтров. Необходимо отметить галочкой требуемую лицензию и нажать на кнопку «Добавить отмеченные лицензии».

Заполнение данных о разрешениях

В случае, если для участия в закупке Поставщикам требуется предоставлять разрешения, то Организатору в проекте объявления необходимо на шаге «Подготовка тендерной документации» проставить признак обязательность для поставщика.

Для определения вида (-ов) разрешений необходимо нажать на активную ссылку «Разрешения». Поиск требуемого разрешения возможно осуществить с помощью фильтра. Необходимо отметить галочкой требуемое разрешение и нажать на кнопку «Добавить отмеченные разрешения».

Формирование тендерной документации и приложения 1.

На шаге подготовка тендерной документации системой автоматически формируются тендерная документация и приложение 1. Для просмотра файла и подписания необходимо нажать на наименование документа в виде активной ссылки.

После того, как документ будет подписан, информацию об ЭЦП можно просмотреть с помощью кнопки «Показать».

Предварительный просмотр объявления

Форма предварительный просмотр объявления содержит общие сведения о закупке, информацию об организаторе. Для просмотра информации о лоте необходимо пройти во вкладку Лоты, для просмотра тендерной документации соответственно во вкладку Документация.

На форме предварительного просмотра необходимо установить предварительный срок начала и окончания приема заявок.

Минимальный интервал между датой публикации объявления и предварительным сроком начала приема заявок 2 рабочих дней. Минимальный интервал между сроком начала и окончания приема заявок 10 календарных дней.

Интервал между сроком начала обсуждения и окончания обсуждения 5 рабочих дней.

Срок начала приема заявок должен быть рабочим днем.

При публикации объявления с типом "Повторная"

• Интервал между сроком начала приема заявок и окончания не менее 5  календарных дней  и не более 60 календарных дней;

• Прием дополнений заявок не предусмотрен.

Внимание! Поля «срок начала обсуждения» и «срок окончания обсуждения» не отображаются в случае:

• если осуществляется повторная закупка.

Публикация объявления

Для публикации объявления необходимо нажать на кнопку «Опубликовать». В случае если требуется отредактировать данные необходимо нажать на кнопку «Назад», система возвращает на предыдущий шаг.

Внимание! Перед публикацией объявления проверьте на корректность введенные данные.

В случае успешной публикации объявлению присваивается статус «Опубликовано», лоту (ам) присваивается статус «Опубликован». В противном случае система выдает сообщение об ошибке.

В случае если сроки публикации закупки не соответствует срокам, указанным в пункте плана в поле «Планируемый срок объявления закупки (месяц)», система отобразит соответствующую ошибку:

Обсуждение положений документации

Внимание! После завершения срока обсуждения документации, Система проверяет, имеются ли запросы от поставщиков:

1)     В случае если в период обсуждения документации не поступало запросов от поставщиков, протокол обсуждения формируется и публикуется системой автоматически по наступлению срока окончания обсуждения. Данный протокол размещается во вкладке «Протоколы».

Система меняет наименование полей «Предварительный срок начала приема заявок» на «Срок начала приема заявок», и «Предварительный срок окончания приема заявок» на «Срок окончания приема заявок». По наступлению срока начала приема заявок статус объявления меняется автоматически на «Опубликовано (прием заявок)».

ВНИМАНИЕ! После автоматической публикации протокола обсуждения, в случае если срок начала приема заявок больше даты публикации протокола обсуждения, то Система меняет срок начала приема заявок на дату, равную дате публикации протокола обсуждения. При этом между временем начала приема заявок и временем публикации протокола обсуждения полчаса разницы, для того чтобы статус с "Опубликовано" на "Опубликовано (прием заявок)» менялся успешно.

Интервал между сроком начала приема заявок и окончания приема заявок равен тому интервалу, который был указан ранее Организатором при вводе предварительного срока приема заявок. Например, предварительный срок начала приема заявок был указан 01.03.2025 года, а предварительный срок окончания приема заявок 20.03.2025 года, то интервал между ними 20 календарных дней. 

2)      В случае если по закупке имеются замечания к проекту тендерной документации, а также запросы о разъяснении положений тендерной документации Поставщик не позднее 5 рабочих дней со дня публикации может написать сообщение организатору.

Внимание! Функционал обсуждения положений документации не доступен:

• в случае если проводятся повторные закупки.
  
  Внимание! если все лоты в закупке с признаком «Работа с ТЭО/ПСД» обсуждение положений тендерной документации доступно, при этом на этапе предоставления ответа поставщику система отображает только решение «Представить разъяснение положений тендерной документации».

Уведомления о поступивших запросах приходят Секретарю, Представителю организатора и Представителю Заказчика. Для просмотра запросов от поставщиков необходимо пройти во вкладку «Обсуждение положений документации», нажать на тему сообщения.

Отобразится текст сообщения и данные поставщика.

Для ответа на запрос требуется нажать на кнопку «Предоставить ответ».

Внимание! Кнопка «Предоставить ответ» будет доступна только после наступления срока окончания обсуждения документации.

Ответ на запрос поставщика может быть предоставлен только 1 раз Секретарем либо Представителем Заказчика, либо представителем Организатора. После того, как кнопка будет активирована, отобразится меню для выбора решения.

Из выпадающего списка необходимо выбрать одно из следующих значений:

-        Внести изменения и (или) дополнения в проект тендерной документации;

-        Отклонить замечания;

-        Представить разъяснение положений тендерной документации.

В случае решения отклонить замечания или представить разъяснение положений тендерной документации необходимо заполнить обязательное поле «причина отклонения/текст разъяснения».

После указания решения требуется нажать на кнопку «Ответить». Система отобразит всплывающее окно с требованием подтвердить действие.

Секретарю доступно редактирование предоставленных ответов на форме просмотра запроса с помощью кнопки «Редактировать», в том случае если протокол обсуждения еще не сформирован.

Описание кнопки «Завершить обсуждение документации»

После предоставления ответов на все запросы, отправленные поставщиками Секретарю в меню «Доступные действия» будет доступно действие «Завершить обсуждение документации».

Для продолжения закупки необходимо нажать в разделе «Доступные действия» - «Завершить обсуждение документации».

Далее необходимо добавить Представителя (-ей) для подписания протокола обсуждения, для этого необходимо нажать на кнопку «Добавить». Поиск пользователя можно осуществить с помощью набора фильтров (по ИИН или ФИО). В случае необходимости добавить еще одного Представителя необходимо нажать на пиктограмму , для удаления . Для сохранения добавленного (-ых) представителя (-ей) необходимо нажать на кнопку «Сохранить». Протокол обсуждения формируется с помощью кнопки «Сформировать протокол обсуждения».

Сформированный протокол размещается во вкладке «Протоколы».

Внимание! Протокол обсуждения может быть удален Секретарем только до подписания в случае необходимости. После того, как протокол будет удален, появится возможность редактировать ответы на запросы.

Для того, чтобы скачать и просмотреть протокол необходимо нажать на активную ссылку документа в формате PDF.

После того, как будет сформирован протокол обсуждения, Система отправляет уведомление в личный кабинет добавленному (-ым) представителю (-ям) о необходимости подписать протокол обсуждения. Представителю (-ям) необходимо пройти по ссылке в уведомлении или осуществить поиск объявления в разделе «Рабочий кабинет» - «Мои объявления», пройти во вкладку «Протоколы» на форме просмотра объявления, и подписать протокол. Для ознакомления необходимо нажать на активную ссылку документа в формате PDF.

После подписания протокола обсуждения, в личный кабинет Секретаря приходит уведомление о том, что протокол подписан. На форме просмотра объявления во вкладке «Протоколы» будет доступна кнопка «Опубликовать».

При необходимости можно изменить срок окончания приема заявок.

В случае если было принято решение внести изменения или дополнения в проект тендерной документации после публикации протокола обсуждения системой автоматически создается проект закупки с индексом 2.

Первоначальному объявлению (с индексом 1) присваивается статус «Изменена документация». На форме просмотра отобразится уведомление, что по объявлению было принято решение, со ссылками на объявления и возможностью скачать протокол обсуждения.

Для того, чтобы внести изменения в проект объявления требуется пройти в раздел «Рабочий кабинет» - «Мои объявления», осуществить поиск объявления, и нажать на пиктограмму .

Системой отобразится форма редактирования объявления.

Для перехода на предыдущий шаг требуется нажать на кнопку «Назад».

Секретарю объявления позволяется изменять в проекте объявления следующие сведения:

• Сведения о лоте;
• Данные о представителе организатора и заказчика;
• ­Членов тендерной комиссии;
• Срок окончания приема заявок;
• Тендерную документацию;
• Изменить признак Работы, Услуги

Запрещается редактировать:

• Способ проведения закупки;
• ­Вид предмета закупки;
• ­Признак закупки;
• ­Наименование объявления (закупки) на казахском и русском языках.

После внесения изменений в проект объявления требуется нажать на кнопку «Опубликовать». При этом срок начала приема заявок соответствует текущему дате и времени (не подлежит редактированию).

В случае если изменения касаются сведений о лоте, Заказчику необходимо создать проект годового плана (в случае отсутствия проекта), отредактировать соответствующий пункт плана, и утвердить годовой план.

Система на каждом шаге пользователю с ролью «Секретарь» отобразит в режиме редактирования следующее сообщение: Внимание! Изменились сведения в пунктах плана, в связи с этим автоматически обновились сведения в лотах. Необходимо обновить технические спецификации для измененных лотов, подписать заново автоматически сформированные документы: Тендерную документацию, Приложение 1, обновить сведения в договоре, обновить лицензии и разрешения.

Изменение условий тендерной документации

В случае необходимости внесения изменений в тендерную документацию после публикации объявления, требуется воспользоваться функциональностью создания поправок. Для этого нужно на форме просмотра объявления выбрать из выпадающего списка действие «Создание поправки».

Действие «Создание поправки» доступно до истечения срока представления потенциальными поставщиками заявок при условии, что объявлению присвоен статус «Опубликовано», «Опубликовано (прием заявок)».

Действие «Создание поправки» доступно производить один раз.

На экране отобразится форма внесения изменений в объявление. Обязательным условием является заполнение поля «Причина внесения изменений по собственной инициативе в ТД».

После подтверждения создания поправки Системой автоматически создается проект закупки с индексом 2.

Первоначальному объявлению (с индексом 1) присваивается статус «Изменена документация». На форме просмотра отобразится уведомление, что по объявлению было принято внести изменение в документацию по собственной инициативе Организатора с причиной внесения изменений и с ссылкой на объявление.

Для того, чтобы внести изменения в проект объявления требуется пройти в раздел «Рабочий кабинет» - «Мои объявления», осуществить поиск объявления, и нажать на пиктограмму .

Системой отобразится форма редактирования объявления.

Для перехода на предыдущий шаг требуется нажать на кнопку «Назад».

Секретарю объявления позволяется изменять в проекте объявления следующие сведения:

• Сведения о лоте;
• Данные о представителе организатора и заказчика;
• Срок окончания приема заявок;
• ­Тендерную документацию;
• Признаки Работы, Услуги

Запрещается редактировать:

• Способ проведения закупки;
• ­Вид предмета закупки;
• Наименование объявления (закупки) на казахском и русском языках.

В случае если изменения касаются сведений о лоте, Заказчику необходимо создать проект годового плана (в случае отсутствия проекта), отредактировать соответствующий пункт плана, и утвердить годовой план.

Система на каждом шаге пользователю с ролью «Секретарь» отобразит в режиме редактирования следующее сообщение: Внимание! Изменились сведения в пунктах плана, в связи с этим автоматически обновились сведения в лотах. Необходимо обновить технические спецификации для измененных лотов, подписать заново автоматически сформированные документы: Тендерную документацию, Приложение 1, обновить сведения в договоре, обновить лицензии и разрешения.

Форма Предварительный просмотр объявления содержит общие сведения о закупке, информацию об организаторе, и тендерной комиссии. Для просмотра информации о лоте необходимо пройти во вкладку Лоты, для просмотра тендерной документации соответственно во вкладку Документация.

На форме предварительного просмотра необходимо установить предварительный срок начала и окончания приема заявок.

Минимальный интервал между датой публикации объявления и предварительным сроком начала приема заявок 5 рабочих дней. Минимальный интервал между сроком начала и окончания приема заявок 10 календарных дней.

Срок начала приема заявок должны быть рабочим днем.

Для публикации объявления необходимо нажать на кнопку «Опубликовать». В случае если требуется отредактировать данные необходимо нажать на кнопку «Назад», система возвращает на предыдущий шаг.

Внимание! Перед публикацией объявления проверьте на корректность введенные данные.

В случае успешной публикации объявлению присваивается статус «Опубликовано», лоту (ам) присваивается статус «Опубликован». В противном случае система выдает сообщение об ошибке.

В результате поставщикам, которые подали заявки придет уведомление о необходимости повторной подачи заявки после ознакомления внесенных изменений и прохождения периода обсуждения.

В случае если сроки публикации закупки не соответствует срокам, указанным в пункте плана в поле «Планируемый срок объявления закупки (месяц)», система отобразит соответствующую ошибку:

Изменение комиссии

Секретарю на форме просмотра объявления доступно действие «Изменить комиссию».

После выполнения данного действия на экране отобразится форма изменения тендерной комиссии.

Для изменения члена тендерной комиссии необходимо нажать на кнопку «изменить представителя». Добавление нового члена тендерной комиссии выполняется с помощью кнопки «добавить члена комиссии», удаление выполняется с помощью кнопки .

Поля «номер решения», «дата решения» и прикрепления файла (является основанием изменения тендерной комиссии) являются обязательными. Для сохранения изменений необходимо нажать на кнопку «Сохранить изменения».

Примечание:

−        изменить Секретаря объявления может только Председатель тендерной комиссии.

Если голосование еще не завершено, и статус объявления «Рассмотрение заявок»/«Рассмотрение дополнений заявок», система позволяет исключать или добавлять нового члена тендерной комиссии. В случае если исключенный член тендерной комиссии проголосовал, Система должна сбрасывать результаты голосования и запрещать данному члену тендерной комиссии голосовать заново. Если исключенный член комиссии еще не проголосовал, Система должна закрывать доступ для внесения решения по допуску/отклонению поставщиков.

В случае если добавили нового члена комиссии, Система должна позволять проголосовать данному члену тендерной комиссии.

Изменение представителя Организатора/Заказчика

Для изменения представителя Организатора/Заказчика необходимо авторизоваться в Системе под ролью «Организатор».

Внимание! Изменение доступно только Секретарю либо Создателю объявления со статусом объявления: «Опубликовано», «Опубликовано (прием заявок)», «Рассмотрение заявок», «Рассмотрение дополнения заявок».

Перейти в меню «Рабочий кабинет – Мои объявления (Организатор)».

Открыть необходимо объявление.  В объявлении в меню «Доступные действия» нажать на пункт «Изменить данные представителя»

На форме «Изменение данных представителя» изменить представителя Заказчика/Организатора и нажать на кнопку «Сохранить изменения». Система сохраняет введенные данные.