Способы внесения изменений в действующий договор и основания создания дополнительного соглашения
Создание дополнительного соглашения выполняется пользователем с ролью Заказчик, для этого необходимо в меню «Рабочий кабинет» выбрать раздел «Договоры»- подраздел «Мои договоры (Заказчик)».
В открывшейся форме пользователю необходимо осуществить поиск основного договора с помощью набора фильтров. Для более подробного поиска необходимо нажать на активную надпись Расширенный поиск.
Примечание: статус основного договора должен быть «Действует» либо «Исполнен». Для статуса договора «Исполнен» Система должна позволять выбирать только действие по продлению договора.
Примечание: Если по основному договору создано дополнительное соглашение, и данное соглашение находится в проекте, статус основного договора будет «Создано дополнительное соглашение». Если дополнительное соглашение перешло в статус «Действует», то статус основного договора принимает значение «Изменен». Действия в основном договоре недопустимы. Все необходимые действия выполняются в дополнительном соглашении. В частности, заключение следующего дополнительного соглашения осуществляется в действующем доп.соглашении.
После того, как действующий договор будет найден, его необходимо открыть и перейти во вкладку «Дополнительное соглашение».
Возможны следующие способы внесения изменений в действующий договор путем создания дополнительного соглашения в системе:
1) без внесения изменений в пункт плана: в случае, если требуется внести изменения в договор без изменения пункта плана, необходимо перейти во вкладку «Дополнительные соглашения» действующего договора или дополнительного соглашения и выбрать основания согласно Таблице -1, где в графе «6» или «7» (Без изменения пункта плана) проставлено значение «Да».
При этом можно выбрать основания для создания дополнительного соглашения, касающиеся всего договора. Такие основания выделены в группу, указано на рисунке ниже.
Также можно выбрать основания для создания дополнительного соглашения, касающиеся определенного предмета договора. Для этого во вкладке «Дополнительные соглашения» нужно выбрать основание из списка напротив необходимого предмета договора, указано на рисунке ниже.
2) с внесением изменений в пункт плана: в случае, если требуется изменение договора с изменением данных пункта плана на текущий год, то необходимо выбрать нужное основание согласно Таблице -1, где в графе «3» (Изменение утвержденного пункта плана (внесение изменений)) проставлено значение «Да» и выполнить соответствующие действия по изменению пункта плана согласно п. Внесение изменений в пункт плана для доп. соглашения. После изменения пункта плана нужно перейти в действующий договор, где во вкладке «Дополнительные соглашения» будет отражено основание, по которому внесено изменение в пункт плана основного договора (будет отображаться измененный пункт плана с необходимым основанием).
Примечание: После создания дополнительного соглашения путем внесения изменений в пункт плана предмет договора будет обновлен согласно внесенным изменениям.
3) с созданием нового пункта плана на текущий год (изменение): в случае, если требуется изменение договора с созданием (добавлением) нового пункта на текущий год, то необходимо выбрать нужное основание согласно Таблице -1, где в графе «5» (Создание нового пункта плана на текущий год (Изменение)) проставлено значение «Да» и выполнить соответствующие действия по созданию пункта плана согласно п. Создание нового пункта плана для доп.соглашения.
После создания пункта плана, связанного с пунктом плана в предмете основного договора, нужно перейти в действующий договор, где во вкладке «Дополнительные соглашения» будет отражено основание, по которому создан пункт плана основного договора (будет отображаться измененный пункт плана с необходимым основанием).
Примечание: После создания дополнительного соглашения путем создания пункта плана будет добавлен новый предмет договора в договор во вкладке «Предметы договора», А также в Приложение 1
4) с созданием нового пункта плана на следующий год (продление): в случае, если требуется изменение договора с созданием (добавлением) нового пункта на следующий год, то необходимо выбрать нужное основание согласно Таблице -1, где в графе «4» (Создание нового пункта плана на текущий год (Продление)) проставлено значение «Да» и выполнить соответствующие действия по созданию пункта плана согласно п. Создание нового пункта плана для доп.соглашения.
После создания пункта плана, связанного с пунктом плана в предмете основного договора, нужно перейти в действующий договор, где во вкладке «Дополнительные соглашения» будет отражено основание, по которому создан пункт плана основного договора (будет отображаться измененный пункт плана с необходимым основанием).
После определения основания и выбора способа создания дополнительного соглашения пользователю следует нажать на кнопку «Создать дополнительное соглашение».
Внимание! Система при создании дополнительного соглашения к основному договору (первого дополнительного соглашения) осуществляет проверку на наличие в основном договоре обеспечения исполнения договора по способам закупок «Запрос ценовых предложений», «Открытый конкурс», «Аукцион» или «Из одного источника по несостоявшимся закупкам», с планируемым способом «Открытый конкурс» или «Аукцион». В случае отсутствия обеспечения исполнения договора или не завершенного процесса прикрепления обеспечения, Система не позволит создать дополнительное соглашение.
Перечень оснований создания дополнительного соглашения и связанные с ним требуемые изменения пунктов плана представлены в таблице ниже.
Таблица-1
Код | Основания заключения дополнительного соглашения | Изменение утвержденного пункта плана (внесение изменений) | Создание нового пункта плана на следующий год (Продление) | Создание нового пункта плана на текущий год (Изменение) | Без изменения пункта плана (изменения в договоре касаются отдельного предмета договора) | Без изменения пункта плана (изменения касаются всего договора в целом) |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
28 | пп. 1 п.343 Правил. Изменение договора по взаимному согласию сторон в части уменьшения цены на товары, работы, услуги и соответственно суммы договора о закупках |
|
|
| Да (если необходимо уменьшить сумму предмета договора в текущем году. В допсоглашении уменьшается цена за единицу по взаимному согласию) |
|
29 | пп. 2 п.343 Правил. Изменение договора в части увеличения цены на товары, работы, услуги и соответственно суммы договора (долгосрочного) о закупках, связанного со значительным снижением курса национальной валюты Республики Казахстан | Вносится изменение в ПП путем изменения объема или суммы |
| Создается новый ПП на остаток по новой цене |
|
|
30 | пп. 3 п.343 Правил. Изменение договора в части уменьшения или увеличения суммы договор, а также в части соответствующего изменения сроков исполнения договора, в случае внесения соответствующих изменений в проектно-сметную документацию, прошедшую вневедомственную экспертизу, и в план закупок | Да (Если необходимо увеличить сумму договора на работы до суммы по ПСД в текущем году. Необходимо внести изменение в пункт плана. В допсоглашении будет обновлен предмет договора) |
|
|
|
|
31 | пп. 4 п.343 Правил. Изменение договора в части уменьшения суммы договор на сумму и объем, не превышающих первоначально запланированных в плане закупок, связанной с уменьшением потребности в объеме приобретаемых товаров, работ, услуг, а также в части соответствующего изменения сроков исполнения договора, при условии неизменности цены за единицу товара, работы, услуги | Да (Если необходимо уменьшить сумму договора при уменьшении объема в текущем году. Необходимо внести изменение в пункт плана, изменив объем. В допсоглашении будет обновлен предмет договора) | Да (Если необходимо уменьшить сумму договора при увеличении объема на 2/3 год. Необходимо создать новый связанный пункт плана, выбрав - продление. |
|
|
|
32 | пп. 4 п.343 Правил. Изменение договора в части увеличения суммы договор на сумму и объем, не превышающих первоначально запланированных в плане закупок, связанной с обоснованным увеличением потребности в объеме приобретаемых товаров, работ, а также в части соответствующего изменения сроков исполнения договора, при условии неизменности цены за единицу товара, работы, услуги |
| Да (Если необходимо увеличить сумму договора при увеличении объема на 2/3 год. Необходимо создать новый связанный пункт плана, выбрав - продление. | Да (Если необходимо увеличить сумму договора при увеличении объема в текущем году. Необходимо создать новый связанный пункт плана, выбрав изменение и указав недостающий объем как разницу до необходимого). После создания допсоглашения будет добавлен новый предмет договора) |
|
|
33 | пп. 5 п.343 Правил. Изменение договора по предложению поставщиком при условии неизменности цены за единицу более лучших качественных и (или) технических характеристик либо сроков и (или) условий поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг | Да (Если необходимо изменить характеристику товара или сроки поставки. Необходимо внести изменение в пункт плана, изменив характеристики. В допсоглашении будет обновлен предмет договора) |
|
|
|
|
34 | пп. 5 п.343 Правил. Изменение договора по предложению поставщиком при условии неизменности цены за единицу более лучших качественных и (или) технических характеристик |
|
|
| Да (если более лучшие характеристики в технической спецификации. В допсоглашении прикрепляется новая техническая спецификация во вкладке «Предметы договора») |
|
35 | пп. 6 п.343 Правил. Изменение договора в части уменьшения или увеличения суммы долгосрочного договор на поставку товаров, оказание услуг, вызванных изменением законодательства в налоговой, таможенной и других сферах, а также в части соответствующего изменения сроков исполнения договора в случае изменения финансирования по годам | Да (Если необходимо уменьшить или увеличить сумму договора на работы и сроки поставки. Необходимо внести изменение в пункт плана, изменив объем. В допсоглашении будет обновлен предмет договора) |
|
| Да (если необходимо уменьшить сумму предмета договора в текущем году а также изменить срок исполнения. В допсоглашении уменьшается цена за единицу при изменении соответствующего законодательства и срок исполнения во вкладке «Общее») |
|
36 | пп. 7 п.343 Правил. Изменение договора в части уменьшения или увеличения суммы долгосрочного договор на поставку товаров, заключенного с товаропроизводителем вследствие уменьшения или увеличения цены товара, вызванного значительным изменением стоимости сырья и(или) комплектующих, необходимых для производства товара, а также тарифов, влияющих на ценообразование товара | Вносится изменение в ПП путем изменения объема или суммы |
| Создается новый ПП на остаток по новой цене |
|
|
37 | пп. 8 п.343 Правил. Изменение договора в части уменьшения или увеличения суммы договор, связанной с изменением цен, тарифов, сборов и платежей, установленных законодательством Республики Казахстан. | Вносится изменение в ПП путем изменения объема или суммы |
| Создается новый ПП на остаток по новой цене |
|
|
38 | пп. 9 п.343 Правил. Изменение договора в части изменения цены за единицу импортируемого углеводородного сырья, цены на которое формируются в соответствии с официально признанными источниками информации о рыночных ценах или биржевыми котировками | Вносится изменение в ПП путем изменения объема или суммы |
| Создается новый ПП на остаток по новой цене |
|
|
39 | пп. 10 п.343 Правил. Изменение договора в части изменения цены за единицу товара, на который устанавливается государственное регулирование цен в пределах цены, установленной государственным органом, осуществляющим руководство в сферах естественных монополий и на регулируемых рынках | Вносится изменение в ПП путем изменения объема или суммы |
| Создается новый ПП на остаток по новой цене |
|
|
40 | пп. 11 п.343 Правил. Изменение договора в части изменения срока исполнения договор по работам в случае возбуждения уголовного дела, связанного с исполнением договор, в отношении должностного лица Заказчика и (или) поставщика |
|
|
| Да (Если необходимо изменить срок исполнени. В допсоглашении изменить срок исполнения во вкладке «Общее») |
|
41 | пп. 12 п.343 Правил. Изменение договора в части изменения срока исполнения договор, о поставке товара в случае, если поставщик является товаропроизводителем поставляемого товара. Такое изменение заключенного договор товаров допускается в пределах текущего финансового года по уведомлению поставщика на срок не более десяти рабочих дней |
|
|
| Да (если необходимо изменить срок исполнения. В допсоглашении изменить срок исполнения во вкладке «Общее», если поставщик-товаропроизводи-тель) |
|
| 42 | пп. 13 п.343 Правил. Изменение договора части изменения сроков исполнения договора о выполнении работ в случае изменения финансирования по годам при неизменности суммы (на текущий год для многолетних) | Да (Если необходимо уменьшить или увеличить сумму многолетнего договора на работы на текущий год (корректировка плана на текущий год) до суммы по ПСД и сроки поставки. Необходимо внести изменение в пункт плана, изменив объем. В допсоглашении будет обновлен предмет договора) | Да (если необходимо уменьшить сумму предмета договора в текущем году, а также изменить срок исполнения. В допсоглашении уменьшается цена за единицу при изменении финансирования и срок исполнения во вкладке «Общее») | |||
| 43 | пп. 13 п.343 Правил. Изменение договора в части изменения сроков исполнения договора о закупках работ или услуг в случае изменения финансирования по годам при условии неизменности суммы заключенного договора или уменьшения сметной стоимости выполнения работ или оказания услуг и внесения соответствующих изменений в проектно-сметную документацию, в последующем прошедшую экспертизу в соответствии с законодательством Республики Казахстан. | Да (Если договор многолетний и нужно изменить планируемую сумму договора на следующий (следующие) года и/или срока поставки. Необходимо создать новый связанный пункт плана, выбрав - продление. Срок исполнения необходимо изменить во вкладке «Общее» дополнительного соглашения | ||||
44 | Расторжение договора |
|
|
|
| Да |
45 | Выплата неустоек, пени в счет бюджета |
|
|
|
| Да |
46 | Изменение реквизитов заказчика и (или) поставщика |
|
|
|
| Да |
47 | Изменение суммы договора, связанной с постановкой на учет/снятием с учета по НДС поставщика |
|
|
|
| Да |
Техническая спецификация в дополнительных соглашениях
При создании дополнительного соглашения техническая спецификация во вкладке «Предметы договора» протягивается из основного договора, кроме следующих случаев:
- когда основанием для создания дополнительного соглашения являются пп. 3 п.343 Правил (код 30 в Таблице 1) – в данных случаях возможно прикрепеление документов ПСД заказчиком. При этом статус договора должен соответствовать статусу «Проект договора».
- когда основанием для создания дополнительного соглашения является пп. 5 п.343 Правил (код 34 в Таблице 1) – в данном случае возможно прикрепление Поставщиком технической спецификации с предложением более лучших характеристик. При этом статус договора должен соответствовать статусу «Отправлен на согласование Поставщику».
Для способа закупки «Из одного источника путем прямого заключения договора» Заказчик имеет возможность дополнительно прикрепить еще несколько файлов в дополнительном соглашении.
Если для создания дополнительного соглашения был создан новый пункт плана и далее выбран в качестве основания (например, при увеличении суммы договора создан пункт плана на необходимую разницу), то при добавлении нового предмета договора техническая спецификация копируется из предмета договора (пункта плана), на основании которого был создан новый предмет (пункта плана).
Изменение в годовых планах для заключения доп.соглашения
В случае если для создания дополнительного соглашения требуется внести изменения в годовой план, пользователю с ролью Заказчик необходимо в меню «Рабочий кабинет» выбрать раздел «Годовые планы».
Системой откроется форма работы с годовыми планами. В случае если создан проект годового плана на соответствующий год, необходимо пройти в данный проект. Если годовой план на соответствующий год утвержден, необходимо создать проект годового плана с помощью кнопки «Создать годовой план».
Для просмотра годового плана необходимо нажать на активную ссылку номера проекта или выбрать действие «просмотреть пункты плана» в списке действий.
Далее отобразится форма работы с планом закупок.
Процедура изменения/создания пункта плана для дополнительного соглашения, в зависимости от выбранного основания в поле «Основания заключения дополнительного соглашения» Таблицы 1, производится 2 способами:
- Внесение изменения в пункт плана в статусе «Договор действует»;
- Создание нового пункт плана.
Примечание: После создания пункта плана/внесения изменений в пункт плана и перед утверждением годового плана проверьте на корректность введенные данные. За некорректное заполнение данных в пункте плана несут ответственность сами Заказчики.
Внесение изменения в пункт плана для доп.соглашения
В случае если основанием для создания дополнительного соглашения являются коды 29, 30, 31, 33, 35, 36, 37, 38, 39 согласно Таблице-1, то Заказчику необходимо воспользоваться действием «Внесение изменений в пункт плана». Для этого следует в годовом плане в статусе «Проект», найти нужный пункт плана в статусе «Договор действует» и выполнить действие «Внести изменения в пункт плана»:
Система отобразит форму редактирования пункта плана, пользователю в разделе «Изменение договора» необходимо нажать на кнопку «Выбрать».
Система отобразит дополнительное окно с перечнем допустимых оснований:
При внесении изменений в пункт плана в статусе «Договор действует» запрещается менять Тип пункта плана, КТРУ, Способ закупки, Размер аванса, «Цена за единицу» для вида предмета закупки «ТОВАР»:
- изменение поля «Цена за единицу» для работ и услуг возможно на сумму не менее чем оплачено по предмету договора (пример: если плановая цена за ед.-1000тг, цена за ед. в договоре - 700тг, оплачено по предмету договора - 500тг, то не допускается снижать цену за ед. ниже чем 500 тг).
- уменьшение суммы в поле «Утвержденная сумма на первый год трехлетнего периода» возможно до суммы оплаченной по договору (не менее оплаченной суммы по предмету договора);
- изменение поля «Места поставки» должно быть возможно на не оплаченное по договору количество(сумму) по каждому измененному месту поставки.
После внесения всех данных необходимо нажать на кнопку «Сохранить». Пункту плана присваивается статус «Черновик», после утверждения годового плана статус сменится на «Утвержден».
ВНИМАНИЕ!
- В случае если имеется ошибка в веденных данных (ошибка в сумме, в количестве или в выбранном основании и т.д.), то в годовом плане в статусе «Проект» есть возможность отредактировать пункт плана путем выполнения действия «Внести изменения в пункт плана»
- В случае если годовой план был утвержден, но нет необходимости в создании дополнительного соглашения, пользователю необходимов годовом плане в статусе «Утвержден», в строке пункта плана в статусе «Утвержден» (в котором заполнено поле «Основание») необходимо выбрать действие «Восстановить». Обращаем внимание, что для выполнения действия «Восстановить», не должно быть созданного проекта годового плана на данный финансовый год.
Далее необходимо подтвердить/отменить действие во всплывающем окне:
В случае подтверждения действия, выводится уведомление о результате восстановления
После успешного выполнения данного действия пункт плана вернется в статус «Договор действует» с исходными данными.
Создание нового пункта плана для дополнительного соглашения
Для создания нового пункта плана необходимо в годовом плане в статусе «Проект» нажать на кнопку «Создать».
Отобразится форма создания нового пункта плана, где требуется заполнить поля в разделе «Изменения договора»
Раздел «Изменения договора» содержит следующие поля:
Наименование | Действие |
Вид дополнительного соглашения | Выбирается значение из выпадающего списка: «Продление договора» либо «Изменение договора». |
Номер пункта плана в договоре | Необходимо указать номер пункта плана, по которому есть действующий договор, затем нажать на лупу. При выборе вида «Изменение договора» отображаются пункты плана в статусе «Договор действует»; при выборе вида «Продление договора» отображаются пункты плана в статусе «Договор действует» и «Исполнен». |
Основание | Выбирается значение из выпадающего списка в зависимости от вида соглашения. |
После выбора вида дополнительного соглашения необходимо заполнить:
«Номер пункта плана»- выбирается путем поиска пунктов плана в статусе: 1. «Договор действует» если вид дополнительного соглашения Изменение договора; 2. «Договор действует» и «Договор исполнен» если вид дополнительного соглашения Продление договора. Система скопирует данные указанного пункта плана в новый пункт плана, в случае, если статус указанного пункта плана будет корректным;
«Основание для заключения дополнительного соглашения»- значение выбирается из справочника.
При выборе вида дополнительного соглашения «Продление договора» и кодов 31 и 32 (согласно Таблице-1) в поле «Основание для заключения дополнительного соглашения» данные с пункта плана копируются с возможностью редактирования всех полей за исключением: «Способ закупки», «Код товара, работы, услуги», «Размер авансого платежа».
При выборе вида дополнительного соглашения «Изменения договора» и кода 29, 32, 37, 38, 39 (согласно Таблице-1) в поле «Основание для заключения дополнительного соглашения» система должна скопировать данные с пункта плана с возможностью редактирования всех полей за исключением полей: «Способ закупки», «Код товара, работы, услуги».
Так как при создании нового пункта предмет в доп.соглашение не заменяется, а добавляется, то в новом пункте плана необходимо указывать только разницу. Пример:
- для ТОВАРА: плановая цена за ед. - 1000 тг., количество -10 шт., цена за ед. в договоре - 700тг. Если есть потребность приобрести еще 8 книг, то для этого в новом пункте плана необходимо указать цену за ед.- 700 тг., количество 8 шт. В результате, в дополнительном соглашении будут отображаться 2 предмета договора: 1) 700*10=7000 тг, 2) 700*8=5600 тг. Общая сумма договора будет составлять – 12600 тг.
- для РАБОТ и УСЛУГ: плановая цена за ед. – 100 000 тг., количество – 1 услуга/работа, цена за ед. в договоре – 70 000тг. Если есть потребность увеличить объем еще на 50 000 тг., то в новом пункте плана необходимо указать только разницу- 50 000тг. В результате, в дополнительном соглашении будут отображаться 2 предмета договора: 1) 70 000*1=70 000 тг, 2) 50 000*1=50 000 тг. Общая сумма договора будет составлять – 120 000 тг.
После того, как пункт плана будет создан, необходимо утвердить годовой план.
Система выполняет проверку возможности создания дополнительного соглашения по выбранным типам:
- если выбрано несколько значений из группы оснований создания дополнительных соглашений с изменением пунктов плана, то система должна выполнить проверку – выбранные пункты плана имеют одинаковое значение признаков со значением «да» в следующей комбинации:
- «Создание нового ПП на следующий год»;
- «Создание нового ПП на текущий год» и/или «Изменение утвержденного ПП».
Если проверка пройдена, система создает дополнительное соглашение на основе данных договора и пунктов плана в зависимости от основания создания дополнительного соглашения.
Отобразится уведомление о том, что дополнительное соглашение создано, необходимо нажать на активную ссылку номера дополнительного соглашения.
Действия по дополнительному соглашению (согласование и др.) осуществляются аналогично действиям по основному договору.
ВАЖНО: Создание пункта плана для доп.соглашения по многолетним договорам
При создании пункта плана на продление по многолетним договорам, необходимо так же создать пункт плана и заполнить поля во вкладке «Изменения договора(сведения по договору): «Вид дополнительного соглашения», Номер пункта плана в договоре», «Основание».
Суммы нужно указывать за вычетом суммы первого (второго) года. Пример:
Пункт плана основного договора:
Пункт плана для доп.соглашения:
Редактирование текста дополнительных соглашений
Система автоматически отображает изменения в тексте договора в следующих случаях:
- изменение суммы договора
- постановка на учет/снятие с учета по НДС
- расторжение договора.
В остальных случаях на форме с текстом дополнительного соглашения имеются кнопки «Добавить пункт».
Например, в договоре на изменение реквизитов необходимо в разделе 1.1 добавить пункт необходимого содержания: «Раздел 13 изложить в следующей редакции «»….»
Просмотр основания создания дополнительного соглашения
Для просмотра основания создания дополнительного соглашения необходимо:
Если дополнительное соглашение создано в связи с внесением изменений в пункт плана, с созданием нового пункта плана на текущий год (изменение), с созданием нового пункта плана на текущий год (продление) – в дополнительном соглашении перейти на вкладку «Предметы договора», выбрать пункт плана необходимый (который изменился либо новый создался) и просмотреть основание
