7 Регистрация договора в Казначействе

Регистрация договора в Казначействе

Признак «С регистрацией в Казначействе/Без регистрации в Казначействе»

Договор для государственных учреждений может предусматривать обязательную регистрацию в органах Казначейства или не регистрироваться согласно нормам Правил исполнения бюджета и его кассового обслуживания, утвержденных приказом Министра финансов Республики Казахстан от 04.12.2014 № 540, а также Приказа от 27 января 2016 года № 30 об утверждении Перечня специфик экономической классификации расходов, в том числе видов расходов, по которым регистрация заключенных гражданско-правовых сделок является обязательной

На портале в договорах предусмотрена возможность указать будет ли договор регистрироваться в Казначействе или нет, для этого необходимо во вкладке «Договор и согласование» выбрать из выпадающего меню, следующее из значений:

-        с регистрацией в Казначействе;

-        без регистрации в Казначействе.

В случае, если будет выбран признак «С регистрацией в казначействе» отобразится текст о необходимости регистрации в Казначействе (в основном договоре пункты 2.2,2.5,8.1; в доп. соглашении пункты 1.2 и 1.4), в частности, текст отображается в следующем виде для:

- пункта 2.2 для товаров/услуг

- пункта 3.2 для работ

«В территориальном органе казначейства Договор подлежит регистрации на <____> год

по бюджетной программе <Код и наименование программы>, подпрограмме <Код и наименование подпрограммы>, специфике <код и наименование специфики> - <сумма по специфике> (<сумма по специфике прописью>) тенге, <в том числе НДС> /<без учета НДС>»

Примечание: суммма НДС по специфике не отражается, т.к. расчет суммы НДС ведется от общей суммы договора и отображается в разделе

Примечание: В случае если будет выбран признак «Без регистрации в Казначействе», в договоре будет исключен текст касательно Казначейства, вкладка «Казначейство» будет скрыта, в частности текст отображается в следующем виде для:

- пункта 2.2 для товаров/услуг

- пункта 3.2 для работ

«Договор финансируется на <____> год

по бюджетной программе <Код и наименование программы>, подпрограмме <Код и наименование подпрограммы>, специфике <код и наименование специфики> - <сумма по специфике> (<сумма по специфике прописью>) тенге, <в том числе НДС> /<без учета НДС>»

После подписания договор принимает статус «Формирование версии для печати», после формирования версии для печати договор принимает статус «Действует».

Согласование договора проводится согласно пункту 3.7, подписание согласно пункту 3.10, перевод в статус «Действует» согласно пункту 3.11.

Описание предмета договора по специфике расхода

При согласовании договора необходимо указать данные описания предмета договора, где указывается предмет заключенного договора согласно структуре экономической классификации расходов (НЕ наименование специфики расхода) для регистрации договора в территориальном подразделении казначейства, а также для группировки нескольких предметов договора по одной специфике одним смысловым описанием предмета договора, например: «Приобретение канцелярских товаров», «Услуги по установке ограждения»

Для этого во вкладке «Казначейство» необходимо нажать на кнопку редактирования в блоке «Специфики для регистрации договора»

При нажатии на кнопку редактирования откроется форма для заполнения описания предмета договора по специфике:

Примечание: Количество символов описания предмета договора по специфике не должно превышать 240 символов – данное требование представлено системой «Казначейство-Клиент» в силу ограниченности платформы.

Внимание: Введенное пользователем описание предмета договора по специфике отражается в тексте договора в разделе «Предмет договора»

Отправка договора на регистрацию в Казначейство

При переходе договора в статус «Готов к отправке на регистрацию» необходимо перейти во вкладку «Казначейство» и нажать кнопку «Создать заявку на регистрацию в Казначействе»

ПРИМЕЧАНИЕ: Условия формирования заявки на регистрацию для дополнительных соглашений:

- Если имеются изменения по сумме договора (увеличение/уменьшение). В случае уменьшения суммы договора (суммы по специфике), заявка на регистрацию отправляется повторно на полную сумму, за исключением случая, когда имеются фактические платежи. В случае увеличения суммы договора (суммы по специфике), заявка на регистрацию отправляется на разницу;
- Если в основном договоре или предыдущем дополнительном соглашении были внесены фактические суммы (фактические суммы по специфике), то при формировании заявки (заявки по данной специфике) от суммы заявки отнимаются фактические платежи.
- Если изменились банковские реквизиты, коды ГУ или ЕБК, то заявки (заявки по спецификам) отправляются повторно, с новыми данными. В случае изменения банковских реквизитов заявка отправляется на полную сумму, в случае изменения кода ГУ или ЕБК, заявка отправляется за минусом фактических сумм по прежним спецификам и по новым.

Иными словами, если в дополнительном соглашении нет изменений по сумме (сумме специфики) заявки, банковским реквизитам, кодам ГУ или ЕБК, и отсутствуют фактические платежи в предыдущем договоре/дополнительном соглашении, заявка на регистрацию не формируется. Заявка формируется только по измененным данным.

ПРИМЕЧАНИЕ: Проверки на непревышение суммы аванса при формировании заявки на регистрацию для дополнительных соглашений:

При формировании заявки дополнительного соглашения Система проверяет:

1.   Процент аванса по специфике в заявке должен быть всегда равен проценту аванса по специфике в основном договоре, кроме случая, когда отправляется новая заявка по специфике

2.  Если имеется сумма аванса по коду ЕБК (специфике)  менее или равна фактического аванса, при этом по остальным ЕБК  (без превышения фактического аванса) только одна запись, то автоматически Система определяет:

-  по этой записи ЕБК (специфике) в заявке сумму аванса, как разницу между общей суммой аванса всех специфик и общей суммой фактического аванса;

- по записям ЕБК (спецификам), где идет превышение фактического аванса,  в заявке сумму аванса =0

Пример1:

Основной договор

001-100-111 сумма 100000, аванс 10%, в заявке сумма аванса=10000, оплачено 10000

001-100-112 сумма 200000, аванс 20%, в заявке сумма аванса=40000

Допсоглашение- уменьшение суммы по спец 111

001-100-111 сумма 50000, аванс 10%=5000,

в заявке сумма аванса =0, т.к. 5000<10000 (сумма аванса меньше фактического аванса)

001-100-112 сумма 200000, аванс 20%=40000,

в заявке сумма аванса = (5000+40000)-10000=35000 (общая сумма аванса минус фактический аванс)

-        Если имеется сумма аванса по коду ЕБК (специфике) менее или равна фактического аванса, при этом по остальным ЕБК (специфике) более одной записи, то автоматически по записям, где идет превышение фактического аванса, Система определяет в заявке сумму аванса =0 и отобразит форму для внесения корректировок по сумме остатка аванса с полями:

- код специфики

- сумма аванса по специфике

- сохранить

Например:

Основной договор

001-100-111 сумма 40000, аванс 10%, в заявке сумма аванса=4000, оплачено 3000

001-100-112 сумма 20000, аванс 15%, в заявке сумма аванса=3000

001-100-113 сумма 20000, аванс 30%, в заявке сумма аванса=6000

Допсоглашение- уменьшение суммы по специфике 111

001-100-111 сумма 20000, аванс 10%=2000, в заявке сумма аванса =0, т.к. 2000<3000 (сумма аванса меньше фактического аванса)

001-100-112 сумма 20000, аванс 15%=3000,

001-100-113 сумма 20000, аванс 30%=6000

остаток суммы аванса (2000+3000+6000)-3000=8000

в заявках на сумму аванса по спец 112, 113 сумма остатка аванса распределяется и сохраняется пользователем

ВАЖНО! При отправке заявки в Казначейство добавлен начальный статус «Черновик», когда осуществляются проверки Системой на непревышение суммы аванса, после формирования черновика заявки необходимо нажать на кнопку отправки заявки.

Примечание:  Имеется возможность удалить заявку на регистрацию в Казначействе договора в статусе "Черновик". Заказчик может внести изменения в ранее оплаченный аванс в текущем допсоглашении до статуса "Действует". При этом Заказчику не нужно отзывать и удалять допсоглашение, а возможно проводить корректировки фактического аванса после удаления черновика заявки и далее повторно сформировать и отправить заявку в Казначейство.

При нажатии на «отправить заявку на регистрацию в казначействе» Система выполняет проверку:

-        Если имеется фактический аванс хотя бы по одному коду ЕБК(специфике), то сумма фактического аванса по всем ЕБК (специфике)  в сумме всех заявок по всем ЕБК (специфике) должна быть равна сумме авансов по всем ЕБК (специфике) договора, то есть сумма аванса допсоглашения= сумма аванса в заявках КК+фактический аванс.

-        Если не имеется сумма аванса по специфике менее фактического аванса, то Система должна выполнять расчеты суммы заявок по ранее определенным требованиям: сумма аванса за минусом фактической суммы

ВАЖНО! После нажатия кнопки создания заявки система сформирует данные для создания заявки и сгенерирует запрос для передачи в систему «Казначейство-клиент». Информация о запросе доступна для просмотра, в том числе сведения о коде ГУ, сумме и проценте аванса.

При успешной проверке и принятии запроса система отобразит статус «В обработке».

Заявка на данном этапе не отправлена в Территориальное подразделение казначейства (ТПК), а находится у бухгалтера организации Заказчика, при этом выполнять действия ему необходимо в  ИС "Казначейство-Клиент".

Инструкция по работе бухгалтера в ИС «Казначейство-Клиент» в части обработки заявки на регистрацию ГПС размещена на сайте Комитета Казначейства в разделе "Информационные системы" - "Руководство пользователя - Заявка на регистрацию ГПС для ГУ версия 7.0" (http://www.kazyna.gov.kz/index.php/ru/component/users/?view=login&return=aHR0cDovL3d3dy5rYXp5bmEuZ292Lmt6L2luZGV4LnBocC9ydS9pbmZvcm1hdHNpb25ueWUtc2lzdGVteS9ydWtvdm9kc3R2by1wb2x6b3ZhdGVseWE=)

Краткое описание бизнес-процесса дальнейшего формирования и

обработки заявки в ИС «Казначейство-Клиент»

1        Бухгалтер заходит в систему ИС «Казначейство-Клиент», подписывает заявку и отправляет директору организации.

2        Директор заходит в систему ИС «Казначейство-Клиент», подписывает полученную от бухгалтера заявку.

3        Подписанная заявка попадает в ТПК.

4        Специалист ТПК утверждает заявку, после чего заявка создается в интегрированной информационной системе Казначейства (ИИСК).

5        Специалист ТПК утверждает заявку в системе ИИСК, после чего заявка считается обработанной.

После положительной обработки запроса в системе ИС «Казначейство-Клиент» статус запроса на Портале меняется на «Зарегистрировано» и статус договора меняет статус на «Действует». Также автоматически устанавливается дата заключения договора, которая будет соответствовать дате регистрации заявки в ИС «Казначейство- Клиент».

При неуспешной проверке система отобразит статус «Отказано» с описанием ошибки

Причины отказа регистрации и ошибок:

1)                 Если указана ошибка отправки запроса, например «Внутренняя проблема ИС КК», то необходимо повторно направить заявку.

2)                 Если указана ошибка, в которой указаны четкие причины, например «Не возможно создание заявки на регистрацию ГПС со спецификами 000151, 000169», «Источник финансирования - не разрешен для вашего государственного учреждения», то необходимо отозвать согласование договора, далее внести соответствующие допустимые изменения, далее согласовать, сформировать, подписать договор и направить заявку повторно на регистрацию. Если регистрация не требуется, то необходимо изменить признак «Без регистрации в Казначействе» (см. п. Признак «С регистрацией в Казначействе/Без регистрации в Казначействе»).

Примечание: Согласно Приказу от 27 января 2016 года № 30 об утверждении Перечня специфик экономической классификации расходов, в том числе видов расходов, по которым регистрация заключенных гражданско-правовых сделок является обязательной, договоры со спецификами  000151, 000169 не регистрируются в органах Казначейства. В  случае, если будет отправлен запрос на создание заявки на регистрацию ИС «Казначейство-клиент» вернет ошибку «Не возможно создание заявки на регистрацию ГПС со спецификами 000151, 000169»

ВАЖНО! Договор менее 100 МРП не должен направляться на регистрацию в Казначейство. В случае, если сумма договора менее 100 МРП заказчику необходимо выбрать признак «Без регистрации в Казначействе». При ошибочной отправке такого договора Казначейство отклонит регистрацию договора.

ВАЖНО: При создании дополнительного соглашения, заявка на регистрацию содержит сумму за минусом кассовых расходов, т.е. фактических платежей. Если за минусом фактического платежа в сумме заявке по специфике формируется 0, то отправляется нулевая заявка.

Примечание: При создании дополнительного соглашения на изменение реквизитов, в случае, если не изменились банковские реквизиты, то система автоматически определяет признак «Без регистрации в Казначействе», т.е. такой договор не подлежит регистрации.

Отправка нулевой заявки договора на регистрацию в Казначейство

В случаях уменьшения суммы на текущий финансовый год до фактического расхода , а также в частности, при переносе суммы договора на следующий финансовый год в многолетних договорах Система позволяет отправить нулевую заявку в ИС "Казначейство-клиент":

• для однолетнего договора, когда по договору была оплачена часть суммы и далее при внесении изменений в пункт плана сумма по договору была уменьшена до фактически оплаченной
• для многолетнего договора, когда по договору была оплачена часть суммы на текущий финансовый год и при внесении изменений в пункт плана был перенос неоплаченной суммы договора на следующий финансовый либо уменьшение суммы до фактического расхода.

Сумма заявки в данном случае будет равна нулю.

ВАЖНО: система отправляет нулевую заявку только в том случае, если нет других изменений в заявке для регистрации в ИС "Казначейство-клиент" , то есть изменений реквизитов, изменений суммы или кодов ЕБК по другим ЕБК

Добавление реквизитов получателя денег по договорам, где получателем денег являются органы гос. доходов (не поставщик)

Для отправки в Казначейство договоров, где получателем денег являются органы гос. доходов, Заказчику требуется в договоре со статусом «Проект» указать реквизиты получателя денег. Заполнение реквизитов получателя денег доступно при соблюдении следующих условий:

-        Обе стороны в договоре являются государственными учреждениями (И Заказчик и Поставщик);

-        Фактический способ осуществления закупки по договору - "Из одного источника путем прямого заключения договора"

-        , при этом обоснование применения способа «пп.52 п.3 ст.39 приобретения услуг связи для нужд национальной обороны и национальной безопасности, а также обеспечения правопорядка» или «пп.44 п.3 ст.39 приобретения товаров, являющихся культурными ценностями, в том числе музейных предметов и музейных коллекций, а также редких и ценных изданий, рукописей, архивных документов, включая копии, имеющих историческое, художественное или иное культурное значение, предназначенных для пополнения государственных музейного, библиотечного, архивного фондов, кино-, фотофонда и иных аналогичных фондов»;

-        В пункте плана по договору указана 152 либо 159 специфика. В случае, если в пункте плана будут указаны специфики помимо 152 и 159, кнопка "Реквизиты получателя денег" не отображается.

В случае соблюдения вышеуказанных условий, Система меняет форму заключения договора на «нетиповую», и признак регистрации договора в Казначействе на «С регистрацией в Казначействе», после выбора Поставщика, являющегося государственным учреждением.

Условия формирования суммы заявки на регистрацию для дополнительных соглашений

После добавления Поставщика, являющегося государственным учреждением, Система отображает поле «Реквизиты получателя денег».

Выбор получателя осуществляется из справочника органов гос. доходов, выбранное значение требуется сохранить.

После сохранения получателя денег, Система автоматически заполняет поля формы «Реквизиты получателя денег» согласно приведенной ниже таблице.

Таблица 1- Состав полей формы заполнения реквизитов получателя денег

Внимание! При отправке заявки на регистрацию в Казначейство Система отправляет реквизиты получателя денег взамен реквизитов Поставщика.

Внесение сведений о регистрации вручную

 Система позволяет вносить данные о регистрации договора в Казначействе вручную, если договор заключен с не резидентом (отсутствует регистрация на веб-портале государственных закупок) или регистрацию проходит дополнительное соглашение на продление многолетнего договора, заключенного ранее 2019 года.

Для внесения данных необходимо пройти во вкладку  «Казначейство».

Кнопка «Договор уже зарегистрирован в Казначействе (заполнит данные о регистрации)» отобразится после того, как договор перейдет в статус «Готов к отправке на регистрацию». В случае, если пользователь активирует данную кнопку, Система отобразит окно:

На форме внесения данных все поля являются обязательными, после заполнения требуется сохранение. В случае успешного сохранения данных, статус договора изменится на «Действует», в противном случае, Система отобразит ошибку.

Отправка заявки в Казначейство при расторжении договора

В случае если основной договор был зарегистрирован в Казначействе посредством портала, Система автоматически направит в Казначейство новую заявку при выполнении Заказчиком процедуры одностороннего расторжения договора (при нажатии на кнопку «Расторгнуть» во вкладке «Одностороннее расторжение»). При этом в новой заявке общая сумма и сумма по всем спецификам договора, которые были в предыдущей заявке ИСКК будут равны 0.

Примечание: кнопка «Расторгнуть» отображается после того, как Заказчиком будет направлено поставщику уведомление о намерении расторгнуть договор. Более подробно с функционалом по расторжению договора можно ознакомится в разделе 17 Отмена заключения и досрочное расторжение договора

Внимание: при попытке расторгнуть договор Система проверяет срок действия договора, и, если он истек запрещает выполнить процедуру расторжения договора.

Информация о заявке на расторжение отображается во вкладке «Казначейство».

Система после регистрации заявки на расторжение (получение статуса заявки «Зарегистрировано») переведет договор в статус «Расторгнут в одностороннем порядке». 

Примечание: в случае если договор регистрировался не посредством портала или отсутствует заявка в статусе «Зарегистрировано», то процедура расторжения выполняется без направления заявки в Казначейство.

В случае расторжения по взаимному согласию Заказчику необходимо создать дополнительное соглашение по основанию «Расторжение договора», согласовать и подписать его обеими сторонами.

В случае, если дополнительное соглашение на расторжение имеет признак «С регистрацией в Казначействе» после формирования версии для печати Заказчику необходимо пройти во вкладку «Казначейство» и нажать на кнопку «Создать заявку на регистрацию в Казначейство».

Примечание: Система автоматически при создании дополнительного соглашения проставить такой же признак регистрации в Казначействе, как и в основном договоре, т.е. если основной договор регистрировался в Казначействе посредством портала, то и дополнительное соглашение на расторжение будет по умолчанию с признаком «С регистрацией в Казначействе», и наоборот, если основной договор не регистрировался на портале государственных закупок, то дополнительное соглашение будет с признаком «Без регистрации в Казначействе».

При нажатии на кнопку Система, если основание дополнительного соглашения «Расторжение» должна выполнить проверку на сравнение сумм:

Если сумма всех актов равна сумме договора, то Система должна отображать текст ошибки «По данному договору утверждены акты на всю сумму договора. Вы не можете зарегистрировать расторжение договора»

В случае успешной проверки, Система автоматически сформирует заявку по всем спецификам, которые были в предыдущей заявке ИСКК, при этом сумма заявки и сумма по всем спецификам договора будут равны 0.

После того, как заявка будет зарегистрирована в ИСКК, статус дополнительного соглашения будет изменен на "Расторгнут по соглашению сторон"