1. Формирование отчетов подлежащих контролю и отписка лотов/пунктов плана на исполнение

Для формирования отчетов по закупкам способами «Тендер», «Аукцион не ГЗ с 2022г», «Запрос ценовых предложений не ГЗ new», «Из одного источника путем прямого заключения договора не ГЗ» подлежащих контролю необходимо авторизоваться в АИИС «ЭГЗ» с ролью «Отчеты контроля», а для отписки лотов/пунктов плана на исполнение должна быть роль «Менеджер по лотам не ГЗ», то есть должны быть две роли «Отчеты контроля», «Менеджер по лотам не ГЗ».

Далее необходимо перейти в раздел «Статистика» и выбрать пункт «Отчеты по лотам/пунктам плана, подлежащим контролю»

В открывшейся форме ввести обязательный параметр фильтра: выберите вид отчета, остальные параметры при необходимости можно заполнить и нажать на кнопку «Сформировать»

 Система отобразит отчет в соответствии с выбранными параметрами в фильтре

Для выгрузки отчета сразу в Excel необходимо нажать на кнопку «Сформировать в Excell»

После того как сформировали отчеты необходимо выбрать пункты плана/ лоты, которые необходимо отписать исполнителю

Отписка лотов/пунктов плана пользователем с ролью «Менеджер по лотам не ГЗ» на исполнение пользователю с ролью «Ревизор не ГЗ» доступна в следующих случаях:

• по пунктам плана для способов закупок «Из одного источника путем прямого заключения договора не ГЗ» вне зависимости от суммы, со статусом «Проект договора», если имеется более одного пункта Годового плана закупок с одинаковыми наименованиями и кодами ЕНС ТРУ;
• по лотам для способа закупок «Запрос ценовых предложений не ГЗ new» вне зависимости от суммы, в течение 5 рабочих дней со дня публикации объявления со статусом «Опубликовано», «Опубликовано (прием заявок)»;
• по лотам для способов закупок «Тендер», «Аукцион не ГЗ с 2022г», в соответствии с направлениями, приведенными ниже.

       -  По первому направлению, Система позволяет отписать лот на исполнение - для лотов, которые подлежат обсуждению документации в течение срока обсуждения документации (т.е. в течение 5 рабочих дней со статусом объявления «Опубликовано»). После завершения срока обсуждения Система запрещает отписать на лот на исполнение. В случае если в объявлении имеются также лоты, которые не подлежат обсуждению (т.е. объявление смешанное: имеются лоты которые не подлежат и подлежат обсуждению), то срок отписки лотов в течение срока обсуждения документации;

       -  По первому направлению, Система позволяет отписать лот на исполнение - для лотов, которые не подлежат обсуждению документации, для повторных закупок в течение 10 календарных дней со дня публикации объявления и лотов со статусом «Опубликовано», «Опубликовано (прием заявок)». После завершения 10 календарных дней со дня публикации объявления, Система запрещает устанавливать признаки;

        -  По второму направлению, Система позволяет отписать лот на исполнение - для лотов, которые подлежат обсуждению документации в течение 10 календарных дней со дня объявления о начале приема заявок, со статусом объявления и лотов «Опубликовано (прием заявок)». После завершения 10 календарных дней со дня публикации объявления о начале приема заявок, Система запрещает устанавливать признаки;

       -  По третьему направлению, Система позволяет отписать лот, вне зависимости от суммы на исполнение в течение 7 (семи) рабочих дней с момента размещения протокола предварительного допуска со статусом объявления и лотов «Опубликовано (дополнение заявок)»,

      - По четвертому направлению, Система позволяет отписать лот, вне зависимости от суммы на исполнение в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента размещения протоколам итогов, если статус объявления: Завершено, На обжаловании, а статус лота (ов) и пункта (ов) плана: Закупка состоялась, Закупка не состоялась, На обжаловании (в случае если поступили жалобы от поставщиков в соответствии со ст. 16 Закона), если была подана жалоба, на основании которой было приостановление заключение договора по лоту, то есть лот со статусом «На обжаловании» в течение десяти рабочих дней со дня получения жалобы.

Внимание! На исполнение можно отписать по одному лоту/пункту плана или несколько лотов/пунктов плана исполняющему.

Внимание! Если лот либо пункт плана отписан кому – то на исполнение и по ним еще не были проведены проверки либо создано уведомление, Система позволяет переотписать лот/пункт плана другому пользователю.

Внимание! Отписать пункты плана/лоты можно только при условии, что по данному пункту плана/лоту не установлены признаки проверок и не создано уведомление.

Далее необходимо нажать на кнопку «Выбрать ответственного»

В открывшейся форме Система отобразит всех сотрудников у кого есть роль «Ревизор не ГЗ» Вашей организации. Отписать лоты/пункты плана можно только пользователям у кого есть роль «Ревизор не ГЗ». Выберите пользователя и нажмите кнопку «Выбрать»

Далее необходимо нажать на кнопку «Сохранить». После сохранения исполнителя Система отобразит ФИО исполнителя и организацию исполнителя.

2. Указание критериев осуществления контроля и выявленных нарушений для лотов и пунктов плана

После отписки лотов/пунктов плана пользователем с ролью «Менеджер по лотам не ГЗ» на исполнение пользователю с ролью «Ревизор не ГЗ», Система позволяет указать критерии осуществления контроля и выявленных нарушений только тому пользователю, которому отписали на исполнение лот/пункт плана:

• по пунктам плана для способов закупок «Из одного источника путем прямого заключения договора не ГЗ» вне зависимости от суммы, со статусом «Проект договора», если имеется более одного пункта Годового плана закупок с одинаковыми наименованиями и кодами ЕНС ТРУ;
• по лотам для способа закупок «Запрос ценовых предложений не ГЗ new» вне зависимости от суммы, в течение 5 рабочих дней со дня публикации объявления со статусом «Опубликовано», «Опубликовано (прием заявок)»;
• по лотам для способов закупок «Тендер», «Аукцион не ГЗ с 2022г», в соответствии с направлениями, приведенными ниже.

       -  По первому направлению, Система позволяет отписать лот на исполнение - для лотов, которые подлежат обсуждению документации в течение срока обсуждения документации (т.е. в течение 5 рабочих дней со статусом объявления «Опубликовано»). После завершения срока обсуждения Система запрещает отписать на лот на исполнение. В случае если в объявлении имеются также лоты, которые не подлежат обсуждению (т.е. объявление смешанное: имеются лоты которые не подлежат и подлежат обсуждению), то срок отписки лотов в течение срока обсуждения документации;

       -  По первому направлению, Система позволяет отписать лот на исполнение - для лотов, которые не подлежат обсуждению документации, для повторных закупок в течение 10 календарных дней со дня публикации объявления и лотов со статусом «Опубликовано», «Опубликовано (прием заявок)». После завершения 10 календарных дней со дня публикации объявления, Система запрещает устанавливать признаки;

        -  По второму направлению, Система позволяет отписать лот на исполнение - для лотов, которые подлежат обсуждению документации в течение 10 календарных дней со дня объявления о начале приема заявок, со статусом объявления и лотов «Опубликовано (прием заявок)». После завершения 10 календарных дней со дня публикации объявления о начале приема заявок, Система запрещает устанавливать признаки;

       -  По третьему направлению, Система позволяет отписать лот, вне зависимости от суммы на исполнение в течение 7 (семи) рабочих дней с момента размещения протокола предварительного допуска со статусом объявления и лотов «Опубликовано (дополнение заявок)»,

      -  По четвертому направлению, Система позволяет отписать лот, вне зависимости от суммы на исполнение в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента размещения протоколам итогов, если статус объявления: Завершено, На обжаловании, а статус лота (ов) и пункта (ов) плана: Закупка состоялась, Закупка не состоялась, На обжаловании (в случае если поступили жалобы от поставщиков в соответствии со ст. 16 Закона), если была подана жалоба, на основании которой было приостановление заключение договора по лоту, то есть лот со статусом «На обжаловании» в течение десяти рабочих дней со дня получения жалобы.

Внимание! По четвертому направлению!

В случае если в течение 5 рабочих дней со дня публикации ПИ были отправлены жалобы и имеются принятые решения по жалобам начиная с 6 р.д. (т.е. завершено приостановление заключения договора) «Отказ в удовлетворении жалобы», то установка признаков «Проверено» и «Нарушено» активна по всем лотам. При этом статус объявления должно быть: «Завершено», а статус лота (ов) и пункта (ов) плана: Закупка состоялась/Закупка не состоялась.

В случае если в течение 5 рабочих дней со дня публикации ПИ были отправлены жалобы и имеются принятые решения по жалобам начиная с 6 р.д. (т.е. завершено приостановление заключения договора): «отмена закупки» либо «пересмотр итогов» хотя бы по одному лоту в объявлении, то установка признаков «Проверено» и «Нарушено» не активно по всем лотам в объявлении. 

В случае если по истечении 5 р.д. дней по состоявшимся закупкам были созданы договора или несостоявшимся закупкам созданы закупки из одного источника либо повторный конкурс, Система запрещает устанавливать признаки проверки по вышеприведенным лотам.

2.1  Отписанные мне лоты/пункты плана на исполнение

Для указания критериев осуществления контроля и выявленных нарушений по лотам, пунктам плана, которые отписаны мне на исполнение необходимо в АИИС «ЭГЗ» авторизоваться с ролью «Ревизор не ГЗ» перейти в раздел «Рабочий кабинет ЦС»  и выбрать пункт «Отписанные мне лоты/пункты плана на исполнение».

В открывшейся форме, Система отображает все лоты и пункты плана, которые были назначены на исполнение.

2.2  Страница «Контроль».  Осуществление контроля для способов закупок «Тендер», «Аукцион не ГЗ», «Запрос ценовых предложений не ГЗ new»

Для осуществления контроля по лотам необходимо нажать на гиперссылку в поле «Номер закупки».

В открывшемся объявлении необходимо нажать в меню «Доступные действия»- «Контроль».

Система отобразит страницу «Контроль по объявлению № {номер объявления}» с лотами, которые доступны для указания критериев осуществления контроля и выявленных нарушений.

На странице Контроля для способов закупок «Тендер», «Аукцион не ГЗ с 2022г» отображаются направления: Первое направление, второе направление, третье направление, четвертое направление. Направления активны и отображаются для указания критериев контроля и выявленных нарушений в зависимости от срока публикации и статуса объявления. Об этом писалось выше.

Для указания критериев осуществления контроля необходимо установить признак «Да» в столбце «Проверено».

Для указания выявленных нарушений необходимо установить признак «Да» в столбце «Нарушено».

Внимание! Пока не будет установлен признак «Да» в столбце «Проверено», Система не позволит установить признак «Да» в столбце «Нарушено».

2.3  Осуществление контроля для пунктов плана способами «Из одного источника путем прямого заключения договора не ГЗ»

Для осуществления контроля по пунктам плана способами закупок «Из одного источника путем прямого заключения договора не ГЗ» необходимо нажать на гиперссылку в поле «Номер ПП»

В открывшейся странице для просмотра пункта плана необходимо нажать на кнопку «Контроль»

Система отобразит страницу «Контроль по пункту плана № {номер пункта плана}, который доступен для указания критериев осуществления контроля и выявленных нарушений

Внимание! Осуществлять контроль по пункту плана можно только со статусом пункта плана «Проект договора» для способа «Из одного источника путем прямого заключения» и со статусом договора «На подписании у поставщика»

Для указания критериев осуществления контроля необходимо установить признак «Да» в столбце «Проверено».

Для указания выявленных нарушений необходимо установить признак «Да» в столбце «Нарушено».

Далее необходимо обязательно сохранить изменения путем нажатия на кнопку «Сохранить»

2.4  Редактирование признаков «Проверено» и «Нарушено»

В случае необходимости изменить принятое решение после того, как будет сформирована справка, Система позволяет изменять признаки «Проверено» и «Нарушено» при условии, что уведомление не создано с помощью кнопки «Редактировать».

Примечание: В случае, если уведомление создано, но не утверждено (статус уведомления Проект или Отклонено) необходимо удалить уведомление.

После редактирования следует сохранить принятые изменения. Для формирования новой справки требуется подтверждение.

3.    Отправка уведомления по выявленным нарушениям объекту контроля

3.1.  Создание и отправка уведомления на согласование

Для создания уведомления необходимо авторизоваться под ролью «Ревизор не ГЗ».

Для пунктов плана способами закупок «Из одного источника путем прямого заключения договора не ГЗ» на странице «Контроль по пункту плана № {номер пункта плана}» необходимо нажать на кнопку «Создать».

Внимание! Создание и отправка уведомления для способа «Из одного источника путем прямого заключения» доступно только со статусом пункта плана «Проект договора» и со статусом договора «На подписании у поставщика»

По лотам - на странице «Контроль по объявлению № {номер объявления}» необходимо нажать на кнопку «Создать».

Внимание! Обозначение статусов уведомления:

 - Проект – Создан проект уведомления пользователем под ролью «Ревизор не ГЗ». Доступно для редактирования создателю уведомления, а также доступно для удаления создателю и сотрудникам Службы создателя уведомления;

 - На согласовании – уведомление отправлено на согласование сотруднику Службы создателя уведомления отправлен на согласование пользователю с ролью «Ревизор не ГЗ» либо на утверждение пользователю с ролью «Ревизор. Утверждаюший не ГЗ»;

 - Отклонено – уведомление отклонено в согласовании сотрудником Службы создателя уведомления;

 - Утверждено – уведомление утверждено пользователем с ролью «Ревизор. Утверждаюший не ГЗ»;

 - Доставлено – уведомление доставлено объекту контроля;

 - Ознакомлен – объект контроля ознакомился с уведомлением;

 - На возражении – на уведомление отправлено возражение объектом контроля;

 - На исполнении – уведомление начали исполнять объекты контроля;

 - Не исполнено. Ознакомлен – срок исполнения уведомления истек, Организатор/Заказчик ознакомился с уведомлением;

 - Не исполнено. Не ознакомлен - срок исполнения уведомления истек, Организатор/Заказчик не ознакомился с уведомлением;

 - Исполнено – уведомление исполнили путем отмены закупки либо подтверждено о исполнении уведомления создателем уведомления при исполнении путем внесения изменения в тендерную/аукционную документацию, по третьему направлению для тендера путем пересмотра протокола предварительного допуска, по четвертому направлению путем пересмотра протокола итогов;

- Исполнено. На подтверждении у проверяющего – уведомление исполнено объектом контроля по первому направлению путем внесения изменения в конкурсную документацию, по третьему направлению для тендера путем пересмотра протокола предварительного допуска, по четвертому направлению путем пересмотра протокола итогов. Требует подтверждения исполнения уведомления инспектором ЦС (см. подробное описание в разделе 3.4. Подтверждение исполнения уведомления инспектором ЦС);

- Исполнено. Не подтверждено проверяющим - уведомление исполнено объектом контроля по первому направлению путем внесения изменения в конкурсную документацию, по третьему направлению для тендера путем пересмотра протокола предварительного допуска, по четвертому направлению путем пересмотра протокола итогов. Но не подтверждено исполнение уведомления инспектором ЦС;

- Отмена – на возражение отправлено положительное заключение, в связи с этим уведомление исполнено с положительным заключением;

- Исполнить. Отказано в удовлетворении возражения - на возражение отправлено отрицательное заключение, в связи с этим уведомление должно быть исполнено.

Внимание! Кнопка «Создать» отображается только для лота, в котором установлен признак «Проверено» и «Нарушено». Кнопка активна только исполнителю, то есть тому пользователю, которому был отписан пункт плана либо лот на исполнение.  По одному лоту в соответствующем направлении можно отправить только одно уведомление.

 По лотам способами закупок «Тендер» и «Аукцион не ГЗ с 2022г» кнопка «Создать» отображается, в случае если выполнены следующие условия:

  По 1 направлению. Кнопка «Создать» отображается, в случае если выполнены следующие условия:

- установлен признак «Проверено» и «Нарушено». Кнопка активна только автору установки признаков «Проверено» и «Нарушено».  По одному лоту в соответствующем направлении можно отправить только одно уведомление.

- для лотов, которые подлежат обсуждению документации (также если в таких объявлениях есть лоты, которые не подлежат обсуждению) – не завершен ли срок обсуждения документации (5 рабочих дней), т.е. статус объявления и лотов должен быть «Опубликовано».

- для лотов, которые не подлежат обсуждению документации либо повторные закупки (т.е. в объявлении опубликованы все лоты, которые не подлежат обсуждению) – не прошло ли 10 календарных дней со дня публикации объявления.

  По 2 направлению. Кнопка «Создать» отображается, в случае если выполнены следующие условия:

- установлен признак «Проверено» и «Нарушено». Кнопка активна только автору установки признаков «Проверено» и «Нарушено».  По одному лоту в соответствующем направлении можно отправить только одно уведомление.

- если не прошло со дня публикации о начале приема заявок 10 календарных дней. После завершения 10 календарных дней со дня публикации о начале приема.

По 3 направлению. Кнопка «Создать» отображается, в случае если выполнены следующие условия:

- установлен признак «Проверено» и «Нарушено». Кнопка активна только автору установки признаков «Проверено» и «Нарушено».  По одному лоту в соответствующем направлении можно отправить только одно уведомление.

- если со дня публикации протокола предварительного допуска не прошло 3 рабочих дня (т.е. статус объявления и лотов должен быть «Опубликовано (дополнение заявок)»)

По 4 направлению. Кнопка «Создать» отображается, в случае если выполнены следующие условия:

- установлен признак «Проверено» и «Нарушено». Кнопка активна только автору установки признаков «Проверено» и «Нарушено».  По одному лоту в соответствующем направлении можно отправить только одно уведомление.

- после истечения срока обжалования протокола итогов, т.е. после того как прошло 5 р.д. со дня публикации ПИ, если:   

• В случае если в течение 5 рабочих дней со дня публикации ПИ не было отправленных жалоб и статус объявления: Завершено, На обжаловании, а статус лота (ов) и пункта (ов) плана: Закупка состоялась, Закупка не состоялась, На обжаловании.
• В случае если в течение 5 рабочих дней со дня публикации ПИ были отправлены жалобы и по ним не были приняты решения по жалобам, т.е. не завершено приостановление заключение договора. При этом статус объявления должно быть: На обжаловании, а статус лота (ов) и пункта (ов) плана: Закупка состоялась/Закупка не состоялась (по лотам, по которым не было жалоб), На обжаловании (по лотам, по которым были жалобы).

Внимание! Если на лот поступила жалоба и лот со статусом «На обжаловании», Система делает активными установку признаков «Проверено» и «Нарушено» по всем направлениям.

Внимание! В случае если по истечении 5 р.д. дней по состоявшимся закупкам были созданы договора или несостоявшимся закупкам созданы закупки из одного источника либо повторный тендер, Система запрещает создавать уведомление по вышеприведенным лотам.  

• В случае если в течение 5 рабочих дней со дня публикации ПИ были отправлены жалобы и имеются принятые решения по жалобам (т.е. завершено приостановление заключения договора): «Отказ в удовлетворении жалобы»), то установка признаков «Проверено» и «Нарушено» активно по всем лотам. Статус объявления должно быть: Завершено, а статус лота (ов) и пункта (ов) плана: Закупка состоялась, Закупка не состоялась.
• Создание уведомления не активно, в случае если в течение 5 рабочих дней со дня публикации ПИ были отправлены жалобы и имеется одно из принятых решений по жалобам (т.е. завершено приостановление заключения договора): хотя бы по одному лоту в объявлении «отмена закупки» либо «пересмотр итогов» либо «Контроль».

Для лотов способами закупок «Запрос ценовых предложений не ГЗ new» в течение пяти рабочих дней со дня публикации объявлений и со статусом «Опубликовано», «Опубликовано (прием заявок)».

При нажатии на кнопку «Создать» Система создает и отображает форму «Создание и отправка уведомления № {номер уведомления}».

В открывшейся форме Система отображается информация по закупке, уведомление и т.д, также поля, которые обязательны для заполнения:

-   Описание нарушения на русском языке;

-   Описание нарушения на казахском языке;

-   Согласующий;

-   Способ устранения нарушения.

Для того, чтобы создать дополнительные пункты, необходимо нажать на кнопку «Добавить»

Внимание! Система позволяет заполнить описание нарушения только на русском языке либо только на казахском языке. Не обязательно заполнять на русском и на казахском языках.

В поле «Согласующий» Система позволяет выбрать согласующего уведомления.

Для выбора согласующего лица необходимо нажать на кнопку «Выбрать».

В открывшейся форме выбрать пользователя, который будет согласовывать уведомление.

Если выбрать пользователя с ролью «Ревизор не ГЗ», Система позволит данному пользователю согласовать уведомление и отправить на согласование следующему пользователю.

Если выбрать пользователя с ролью «Ревизор.Утверждающий не ГЗ», Система позволит данному пользователю утвердить уведомление и отправить объекту контроля либо согласовать уведомление и отправить на согласование следующему пользователю.

Примечание: Система позволяет выбрать в качестве согласующего лица себя, а если есть у вас роль «Ревизор.утверждающий не ГЗ», то выбрать в качестве утверждающего лица.

После выбора пользователя нажать на кнопку «Выбрать».

После выбора пользователя Система добавляет выбранного пользователя.

В поле «Способ устранения нарушения» Система позволяет выбрать способ устранения нарушения по уведомлению.

По первому направлению:

• Внесение изменений в тендерную (аукционную) документацию;
• Отмена закупки до заключения договора о закупках

По второму направлению:

• Отмена закупки до заключения договора о закупках

   По третьему направлению:

•   Приведение протокола предварительного   допуска в соответствие с уведомлением;
• Отмена соответствующего решения организатора (заказчика), в случае оформления организатором закупок протокола об итогах

По четвертому направлению:

•  Приведение протокола итогов в соответствие с уведомлением;
• Отмена закупки до заключения договора о закупках

Контроль закупок способом ЗЦП не ГЗ new:

• Отмена закупки до заключения договора о закупках

  Контроль закупок способом ИОИППЗД не ГЗ:

• Отзыв проекта договора о закупках с внесением изменений в годовой план закупок в соответствии с уведомлением;

Для сохранения уведомления необходимо нажать на кнопку «Сохранить».  После нажатия на кнопку Система:

-        Сохраняет уведомление со статусом «Проект»;

-        Присваивает номер уведомления.

Для просмотра, редактирования или удаления сохраненного уведомления со статусом «Проект»/«Отклонено» необходимо перейти в раздел «Рабочий кабинет ЦС» - «Уведомления». В открывшейся форме Система отобразит журнал уведомлений.

В фильтре поиска уведомлений заполнить критерии фильтра: н/р в поле «ФИО создавшего уведомления» ввести свои ФИО, в поле «Статус уведомления» заполнить статус «Проект» или «Отклонено» и нажать на кнопку «Поиск».

В журнале уведомлений Система отобразит все созданные Вами уведомления со статусом проект либо отклонено.

В списке уведомлений для редактирования нажать на пиктограмму « », а для удаления нажать на пиктограмму «»

После нажатия на кнопку «Отправить на согласование», Система:

          -   Отправляет уведомление на согласование пользователю, который был указан в поле «Согласующий».

          -   Формирует уведомление согласно шаблону и отображает в поле «Файл уведомления»;

          -   Присваивает статус уведомлению «На согласовании».

После отправки уведомления на согласование, Система закрывает форму уведомления и отображает журнал уведомлений.