Исполнение договора
Заполнение и подписание акта выполненных работ (приема-передачи товара, оказанных услуг)
Примечание: Обязательное требование об оформлении документов об исполнении договора в электронном виде согласно Закону РК «О государственных закупках» Пункт 26 вводится в действие с 01.01.2017. Прикрепление поставщиком акта до 01.01.2017 является необязательным.
После того, как договор перейдет в статус Действует, Поставщику в карточке договора во вкладке «Информация об оплате» доступен функционал по заполнению и подписанию электронного акта.
ВАЖНО: Если к основному договору создано и действует дополнительное соглашение, то электронные акты, созданные в основном/родительском договоре, отражаются в допсоглашении. Новые акты необходимо создавать в доп.соглашении, как в конечной версии договора.
После направления акта заказчику доступен акт для редактирования и дополнения сведениями по договору. Для редактирования акта необходимо выбрать акт в перечне актов вкладки «Информация об оплате»
На форме с перечнем актов пользователю доступен поиск актов по номеру и статусу.
Сохранение акта заказчиком
Для организаций ГУ Заказчику необходимо заполнить сведения по договору на форме электронного акта. Для добавления информации по ЕБК необходимо выбрать действие 
в строке с предметов договора в акте:
При наличии нескольких специфик необходимо заполнить сумму по каждой специфике и сумму к оплате по кажой специфике за минусом аванса:
Например: Поставщик в акте выполнил работы на 5000 по договору на сумму 10000. Ранее оплачен аванс 30% на сумму 3000. Сумма к оплате для заполнения = 5000-3000=2000 (Также заказчик может указать сумму пропорционально выплаченному авансу = 5000 - 30%*5000=3500).
Для организаций, не являющихся ГУ, Заказчику необходимо заполнить сумму к оплате по месту поставки за минусом аванса:
ВАЖНО: Заказчик самостоятельно вносит сумму к оплате за минусом авансовых платежей. Для заполнения общих сведений необходимо выбрать на форме акта действие «Сведения»:
На форме заполнения общих сведений необходимо заполнить обязательные поля и нажать «Сохранить»:
Наименование поля | Способ ввода |
Общая стоимость Договора | Заполняется автоматически системой |
Сумма авансовых платежей | Заполняется автоматически системой |
Сумма оплаты с начала действия Договора | Заполняется представителем заказчика |
Ранее заактированные суммы | Заполняется представителем заказчика |
Сумма неустойки (штраф, пеня) за просрочку сроков поставки или ненадлежащего исполнения (частичного неисполнения) обязательств | Заполняется представителем заказчика |
Количество просроченных дней | Заполняется представителем заказчика |
Сумма, требуемая к перечислению Поставщику | Заполняется автоматически системой |
При необходимости прикрепления дополнительных документов необходимо на форме «Прикрепление электронных копий документов» выбрать файл:
Далее нажать «Загрузить документ».
На форме электронного акта есть возможность выбора, какая характеристика будет отображаться в выходной форме PDF:
Подписание акта заказчиком
Для утверждения акта заказчику необходимо подписать представителями заказчика, в том числе утверждающим представителем. Для этого нужно выбрать действие «Добавить представителя». Система отображает список с ФИО сотрудников Заказчика.
При выборе утверждающего поле «ФИО» отображаются только сотрудники с ролью руководителя.
ВАЖНО: Обязательно необходимо для последующего утверждения акта при добавлении представителей заказчика сразу указать представителя заказчика, утверждающего акт. Нельзя выбирать более одного утверждающего.
Пользователю, добавленному как «Представитель заказчика» доступно действие «Подписать». После подписания акта представителем заказчика, заполнившем сведения по договору в акте, Система направляет уведомление всем сотрудникам заказчика, указанным в акте в числе представителей и меняет статус акта на «На подписании у заказчика»
Только после подписания акта утверждающим представителем меняется статус акта на «Утвержден».
Корректировка акта заказчиком
Для корректировки подписанного акта необходимо выбрать действие «Корректировать». Действие доступно в статусах акта «На согласовании у Заказчика», «На подписании у заказчика». После утверждения акта заказчику корректировка акта недоступна.
После нажатия «Корректировать» акт переходит в статус «На согласовании у заказчика» для возможности внесения изменений, при этом все подписи представителей сбрасываются, требуется повторное подписание измененного акта.
Отказ в принятии акта заказчиком
Для отказа от принятия акта необходимо выбрать действие «Отказать в принятии».
При выборе действия «Отказать в принятии» система должна отобразить форму для отказа в принятии товара, работы, услуги с обязательным заполнением поля «причина отказа» и кнопкой «Сохранить».
При выборе действия «Отказать» обычным представителем, не являющимся утверждающим, на форме для отказа в принятии товара, работы, услуги система сохраняет причину отказа от принятия акта, при этом статус акта остается прежним.
ПРИМЕЧАНИЕ: При этом система не меняет статус акта, а только фиксирует причину отказа для ее дальнейшего просмотра утверждающим представителем для принятия решения об отказе в принятии акта.
При выборе действия «Отказать» представителем, являющемся утверждающим, на форме для отказа в принятии товара, работы, услуги система меняет статус акта на «Отказано в принятии», отправляет уведомление поставщику с причиной отказа, которая совокупно содержит все причины представителей, отказавших в принятии акта.
ПРИМЕЧАНИЕ: Только при выполнении действия отказа в принятии акта утверждающим лицом осуществляется отказ в принятии акта.
Сохранение акта в формате PDF заказчиком
При нажатии «Сохранить в PDF» система генерирует файл в формате PDF для сохранения пользователем с данными акта поставщика.
Прикрепление актов для строительных работ
Для выполненных работ, связанных со строительством поставщику доступен функционал по прикреплению акта. После того, как Поставщик загрузил акты выполненных работ, Заказчику в карточке договора во вкладке «Информация об оплате» доступен функционал по утверждению либо отказу от утверждения актов.
Для просмотра прикрепленного акта требуется нажать на кнопку «Открыть», системой отобразится дополнительное окно.
Для просмотра и скачивания файла требуется нажать на активную ссылку документа в поле «Документ».
Утверждение акта осуществляется с помощью кнопки «Утвердить». В случае необходимости осуществить отказ от утверждения акта, требуется нажать на кнопку «Отказать».
После того, как будет активирована кнопка «Утвердить», системой отобразится кнопка для подписания, необходимо подписать утвержденный акт.
После подписания, статус акта изменится на «Действует».
В случае осуществления отказа от утверждения акта системой отобразится окно для ввода причины, требуется ввести причину отказа, и нажать на кнопку «Отказать».
Статус акта изменится на «Отказ», причина отказа также будет указана в поле «Статус».
На основании акта (-ов) осуществляются фактические платежи по договору в блоке "Платежи по договору».
На форме электронного акта есть возможность выбора, какая характеристика будет отображаться в выходной форме PDF
Форма «Поиск по актам»
