Заказчикам, закупки которых проводит Единый организатор по государственным закупкам МФ РК (согласно Перечню ТРУ), необходимо отправлять заявки посредством Портала.

Перед тем как на Портале создать заявку на покупку, необходимо в годовом плане создать заявку. Для этого отмечаете нужные пункты плана, нажимаете на кнопку «Создать заявку на покупку»  и выбираете организатором КГЗ (Рисунок 513):

ВНИМАНИЕ: Заявки на покупку создаются только на способы «Открытый конкурс», «Аукцион»

1.1.1     Создание и отправка заявки на покупку

Для создания заявки на покупку перейдите в раздел «Рабочий кабинет» - «Заявки на покупку»:

При переходе в раздел открывается форма просмотра и создания заявок (Рисунок 514):

Рисунок 514

1.1.1.1      Форма «Создание заявки»

Для создания заявки нажмите на кнопку «Создать». В результате открывается форма создания заявки (Рисунок 515):

Рисунок 515

В открывшейся форме необходимо заполнить следующие поля:

-         Наименование заявки на казахском языке;

-         Наименование заявки на русском языке;

-         Способ закупки;

-         Вид предмета закупок.

После заполнения полей, на форме создания заявки, нажмите «Далее».

1.1.1.2      Форма «Добавление пунктов плана в заявку»

На данной форме  система отображает пункты плана, которые доступны для создания заявки на покупку (Рисунок 516): 

Рисунок 516

Необходимо отметить нужные пункты плана и нажать на кнопку «Добавить выбранные». При выборе нескольких пунктов плана Система проверяет идентичность значений поля «Ограничение МРП» по выбранным пунктам плана (согласно Перечню ТРУ, по которым организация и проведение государственных закупок осуществляется Единым организатором), а также сумму выбранных пунктов плана. В случае если по пунктам плана значения в поле «Ограничение МРП» идентичны, общая сумма выбранных пунктов плана равна либо превышает сумму, указанную в поле «Ограничение МРП», Система позволяет добавить выбранные лоты. После добавления, пункты плана переходят в статус «Проект заявки», а статус заявки «Проект».

ВНИМАНИЕ: Для создания заявки доступны пункты плана в статусах: «Заявка», «Закупка не состоялась», «Отменен», «Договор не заключен», «Договор не исполнен. Нет платежей», и которые, попадают под условия Перечня ТРУ. Пункты плана, попадающие под условия Перечня ТРУ, при этом не превышающие установленное значение МРП по Перечню ТРУ, доступны для проведения закупки через Единого организатора, а так же через иного утвержденного Организатора.

ПРИМЕЧАНИЕ: В случае если необходимо осуществить повторную закупку, при неизменности условий (тех.спецификация. проект договора и т.д.), заявка на покупку повторно не создается.

Система позволяет добавлять пункты плана, удалять пункты плана в заявке в статусе «Проект».

Во вкладке «Проверка выбранных» Система позволяет удалить ранее выбранные лоты из заявки. Для этого необходимо отметить лишние лоты и нажать на кнопку  «Удалить лоты из заявки».

Рисунок 517

При нажатии на кнопку «Далее» открывается форма  «Ввод данных по пунктам плана»

1.1.1.3       Форма «Ввод данных по пунктам плана»

Для пунктов плана с видом предмета закупки «Товар», необходимо  сформировать техническую спецификацию(Рисунок 518):

Рисунок 518

При нажатии на кнопку «Заполнить» отображается форма заполнения технической спецификации (Рисунок 519):

Рисунок 519

Необходимо заполнить обязательные поля и нажать на кнопку «Сохранить».

Для формирования технической спецификации в формате pdf. после сохранения документа, нажмите на действие «Сформировать файл» и подпишите файл ЭЦП :

При необходимости воспользуйтесь кнопкой «Удалить файл»

Для пунктов плана с видом предмета «Работа» или «Услуга» есть возможность  прикрепить файл с описанием технической спецификации (Рисунок 520):

Рисунок 520

Необходимо нажать на кнопку «Выберите файл» для загрузки с компьютера (Рисунок 521):

Рисунок 521

Для прикрепления еще одного файла нажмите кнопку «Добавить файл».

После утверждения технической спецификации по всем пунктам плана в заявке, нажмите на кнопку «Далее» (Рисунок 522):

Рисунок 522

В результате открывается форма следующего шага «Проект договора»

1.1.1.4      Форма «Проект договора»

Для формирования проекта договора необходимо нажать на кнопку «Сформировать» (Рисунок 523):

Рисунок 523

ПРИМЕЧАНИЕ: в случае если видом предмета закупки является «работа» в графе «Шаблон договора» выбрать тип договора из выпадающего меню (Рисунок 524 Рисунок 525).

Рисунок 524

Рисунок 525

Обязательные для заполнения поля можно просмотреть во вкладке «Форма ввода данных» (Рисунок 526):

Рисунок 526

Необходимо нажать на активную ссылку, заполнить поля и сохранить (Рисунок 527):

Рисунок 527

Разрешается добавлять пункты и подпункты в проект договора, для этого необходимо нажать на активную ссылку «Добавить пункт» (Рисунок 528).

Рисунок 528

Необходимо подписать  или при необходимости отозвать проект договора и заново сформировать.

При нажатии на кнопку «Далее» открывается форма ввода данных об эксперте.

1.1.1.5       Форма «Сведения об эксперте»

В открывшейся форме необходимо заполнить следующие поля (Рисунок 529):

-         ФИО эксперта

-         ИИН;

-         Должность/организация;

-         Контактный телефон.

Рисунок 529

ПРИМЕЧАНИЕ: для вида предмета закупки «Работа», заполнение шага необязательно.

При нажатии на кнопку «Далее» открывается форма добавления членов  комиссии.

1.1.1.6      Форма «Добавление комиссии»

Для добавления членов комиссии нажмите на кнопку «Добавить» (Рисунок 530):

ВНИМАНИЕ: Первый руководитель организации обязательно должен быть включен в состав комиссии.

Рисунок 530

Для поиска пользователей введите ИНН или ФИО пользователя. Так же, доступно выбрать пользователей из выпадающего списка, нажав напротив ФИО «Выбрать» (Рисунок 531):

Рисунок 531

-        при формировании комиссии система не позволяет дублирование лиц, входящих в состав комиссии;

-        количество членов комиссии должно быть не менее двух .

При нажатии на кнопку «Далее» Система отображает шаг ввода данных приказа:

1.1.1.7      Форма «Ввод данных приказа»

 На данном шаге  необходимо прикрепить сканированные версии приказов/приказа об утверждении технической спецификации, проекта договора и о привлечении эксперта.

 А так же  заполнить данные по приказу (Рисунок 532):

-         Дата приказа;

-         Номер приказа;

-         ФИО утверждающего.

Рисунок 532

После заполнения полей и прикрепления файлов, нажмите на кнопку «Далее». В результате откроется форма предварительного просмотра заявки на покупку.

1.1.1.8      Предварительная форма просмотра заявки»

По окончании заполнения всех шагов, необходимо проверить на корректность все введенные данные на форме просмотра заявки, заполнить поле «Контактный телефон» и нажать на кнопку «Сохранить» (Рисунок 533): 

Рисунок 533

Если все данные корректны, нажмите на кнопку «Отправить на согласование».  При нажатии на кнопку Система отображает  модальное окно с подтверждением действия (Рисунок 534):

Рисунок 534

После подтверждения, Система меняет статус заявки на «На согласовании» и отправляет КГЗ для рассмотрения (Рисунок 535):

Рисунок 535

В статусе заявки «На согласовании» недоступно удаление, редактирование и отзыв заявки.

1.1.2     Редактирование заявки на покупку

Редактировать заявку на покупку, доступно пользователю с ролью «Заказчик», в статусах заявки «Проект», «Отклонена», «Отозвана».

При редактировании заявок в статусах «Отклонена»,  «Отозвана» системой будет создана новая заявка с привязкой к редактируемой заявке (отображается в новой заявке, номер связанной заявки) в статусе «Проект», предыдущей присваивается статус «Изменена» (Рисунок 536):

Рисунок 536

При выборе действия  «Редактировать», открывается заявка в режиме редактирования, при этом отображается тот шаг, на котором были сохранены данные. Доступно редактировать данные на форме создания заявки.

Можно отредактировать данные, введенные на предыдущем шаге путем перехода «Назад»(Рисунок 537):  

Рисунок 537

Запрещено добавлять /удалять пункты плана в заявки, за  исключением заявок в статусе «Проект», в которых отсутствует привязка к старой заявке (Рисунок 538):

Рисунок 538

1.1.3     Отзыв заявки на покупку

Отзыв заявки на покупку, доступен в статусе заявки «Отклонена»/ «Подтверждена». Для отзыва, на форме работы с заявками, нажмите на номер заявки (Рисунок 539):

Рисунок 539

 ВНИМАНИЕ: Отзыв заявки доступен, только если статусы всех пунктов плана в заявке соответствуют "Заявка подтверждена", "Заявка отклонена".

После отображения системой просмотра заявки, нажмите на действие «Отозвать заявку» (Рисунок 540):

Рисунок 540

Далее, система запрашивает подтверждение отзыва заявки (Рисунок 541):

Рисунок 541

После подтверждения отзыва заказчиком, заявка переходит в статус «Отозвана» (Рисунок 542):

Рисунок 542

После отзыва заявки, система меняет статус заявки на «Отозвана».

1.1.4     Удаление заявки на покупку

Удаление  заявки на покупку, доступно в статусе «Проект». Для удаления, на форме работы с заявками, напротив заявки в статусе «Проект», нажмите на действие «Удалить заявку» (Рисунок 543):

Рисунок 543

При выборе функции удаления, система запрашивает подтверждения выбранного действия (Рисунок 544):

Рисунок 544

После подтверждения, система удалит проект заявки.

После удалении заявки,  система сменит статус пунктов плана на тот статус, в котором был пункт плана на момент создания заявки.

И пункты плана вернутся в пул для возможности повторного создания заявки, в меню «Рабочий кабинет» - «Заявки на покупку».

При удалении заявки, в которой имеется привязка к другой заявке, система восстанавливает статус первоначальной заявки с «Изменена» на предыдущий статус «Отклонена»/«Подтверждена».

1.1.5     Рассмотрение заявок

Рассмотрение заявки на покупку доступно в статусе «На согласовании».

На форме просмотра заявок, нажмите на номер заявки со статусом «На согласовании»(Рисунок 545):

Рисунок 545

Сотруднику с ролью «Распределяющий заявки» необходимо открыть заявку и назначить рассматривающего. Для этого нажмите на кнопку «Назначить рассматривающего» (Рисунок 546):

Рисунок 546

При нажатии на кнопку откроется всплывающее окно, где необходимо из выпадающего списка с пользователями с ролью «Рассматривающий заявки», выбрать сотрудника, который будет проверять заявку (Рисунок 547):

Рисунок 547

ПРИМЕЧАНИЕ: Если сотрудника в списке нет, убедитесь что у пользователя есть роль «Рассматривающий заявки». Для этого перейдите в раздел «Профиль участника»- «Сотрудники организации».

У сотрудника с ролью «Рассматривающий заявки» на форме просмотра заявки на покупку, доступны кнопки «Подтвердить» / «Отказать» (Рисунок 548):

Рисунок 548

При нажатии на кнопку «Подтвердить», система меняет статус заявки «Подтверждена. На согласовании» (Рисунок 549):

Рисунок 549

Заявки со статусами «Подтверждена. На согласовании», «Отклонена. На согласовании» требуют подтверждения решения сотрудником с ролью «Распределяющий заявки», ранее назначивший Рассматривающего заявки.

У сотрудника с ролью «Распределяющий заявки» на форме просмотра заявки на покупку, доступны кнопки «Подтвердить решение» / «Вернуть на доработку» (Рисунок 550):

Рисунок 550

При нажатии на кнопку «Подтвердить решение» система меняет статус заявки на «Подтверждена», и пунктов плана на «Заявка подтверждена», в случае если заявка была подтверждена Рассматривающим. Если же заявка была отклонена Рассматривающим, то при нажатии на кнопку «Подтвердить решение» Распределяющим система меняет статус заявки на «Отклонена», и пунктов плана на «Заявка отклонена».

При нажатии на кнопку «Вернуть на доработку» отображается окно для ввода причины возврата на доработку, доступно прикрепление не более одного файла (Рисунок 551):

Рисунок 551

После ввода причины возврата на доработку и нажатия кнопки «Да, вернуть на доработку» система меняет статус заявки на «На согласовании», причина отправки на доработку отображается на форме просмотра заявки (Рисунок 552):

Рисунок 552

Возвращенная на доработку заявка доступна для повторного рассмотрения сотруднику с ролью «Рассматривающий заявки», ранее рассмотревшему ее. На форме просмотра заявки отображается причина отправки на доработку, доступны кнопки «Подтвердить», «Отказать» (Рисунок 553):

Рисунок 553.

Повторно принятое решение Рассматривающего так же требует подтверждения Распределяющим.

Заявка в статусе «Подтверждена» доступна для отзыва сотруднику с ролью «Рассматривающий заявки», рассмотревший заявку, в случае если ни один из пунктов плана по заявке не задействован в объявлении. На форме просмотра заявки доступна кнопка «Отозвать решение ЕО» (Рисунок 554).

Рисунок 554.

При нажатии на кнопку «Отозвать решение ЕО» система отобразит модальное окно для подтверждения действия (Рисунок 555).

Рисунок 555.

При нажатии на кнопку «Да, отозвать», система отзывает решение сотрудника, рассмотревшего заявку, статус заявки переходит на «На согласовании» для повторного рассмотрения заявки, статус пунктов плана на «Проект заявки». Сотруднику с ролью «Рассматривающий заявки» снова становятся доступными кнопки «Подтвердить», «Отказать».

При нажатии на кнопку «Отказать»,  отображается окно для ввода причины отклонения, доступно прикрепление не более одного файла (Рисунок 556):

Рисунок 556

После заполнения причины ввода и нажатия на кнопку «Ок», Система присваивает заявке статус «Отклонена. На согласовании», причина отказа отображается на форме просмотра заявки (Рисунок 557):

Рисунок 557

Заявка в статусе «Отклонена. На согласовании» доступна для подтверждения решения сотруднику с ролью «Распределяющий заявки», ранее назначивший Рассматривающего по заявке (Рисунок 558):

Рисунок 558.

При нажатии на кнопку «Вернуть на доработку» отображается окно для ввода причины возврата на доработку, доступно прикрепление не более одного файла (Рисунок 559):

Рисунок 559.

После ввода причины возврата на доработку и нажатия кнопки «Да, вернуть на доработку» система меняет статус заявки на «На согласовании», причина отправки на доработку отображается на форме просмотра заявки (Рисунок 560):

Рисунок 560.

При нажатии на кнопку «Подтвердить решение» Распределяющим система меняет статус заявки на «Отклонена», и пунктов плана на «Заявка отклонена» (Рисунок 561):

Рисунок 561

Заказчику придет уведомление в личный кабинет с результатом рассмотрения заявки (Рисунок 562):

Рисунок 562

Подтвержденная заявка доступна для назначения Секретаря. Сотруднику с ролью «Распределяющий заявки секретарям» необходимо перейти в раздел «Кабинет ЕО» - «Распределить заявки секретарям».

В открывшейся форме поиска и просмотра заявок следует нажать на номер заявки (Рисунок 563).

Рисунок 563

На форме просмотра заявки доступна кнопка «Выбрать секретаря» (Рисунок 564).

Рисунок 564

При нажатии на кнопку откроется всплывающее окно, где необходимо из выпадающего списка с пользователями с ролью «Организатор», выбрать сотрудника, который будет создавать объявление по заявке (Рисунок 565):

Рисунок 565

Выбранному сотруднику с ролью «Организатор» на форме создания объявления (раздел «Рабочий кабинет» - «Создать объявление») подтвержденная заявка доступна для создания объявлений с признаком «Единый организатор КГЗ".

ПРИМЕЧАНИЕ: В случае отзыва решения Единого организатора сотрудником с ролью «Рассматривающий заявки», система осуществит рассылку уведомлений в личный кабинет сотруднику с ролью «Распределяющий заявки секретарям», и выбранному Секретарю (при наличии выбранного Секретаря) (Рисунок 566).

Рисунок 566

Лоты по заявке становятся не доступными для создания объявления. На форме просмотра заявок у сотрудника с ролью «Распределяющий заявки секретарям» очищаются значения полей «Дата отправки секретарю», «Секретарь», при этом сотруднику с ролью «Распределяющий заявки секретарям» заявка становится доступной для просмотра и повторного назначения Секретаря после повторного подтверждения заявки сотрудником с ролью «Рассматривающий заявки».